3.3 Työkykyasioiden havainnointi ja esiin nostaminen

Kun havaitset esihenkilönä tai työnantajana työyhteisön tai työntekijän työkyvyssä tai tuottavuudessa ongelmia, mieti ja selvitä seuraavat asiat:

1. Onko työ työntekijöiden ja työyhteisön näkökulmasta mielekästä? Tietävätkö kaikki työnsä tavoitteet?
2. Onko työntekijöillä ja työyhteisöllä tehtävissä tarvittava osaaminen? Onko työmäärä sopiva?
3. Onko työntekijöiden terveys työn tekemiseen riittävä?
4. Tukeeko työympäristö työn tekemistä fyysisesti, psykososiaalisesti ja organisatorisesti?
5. Onko muita tekijöitä, jotka vaikuttavat tilanteeseen?

Fyysisellä työympäristöllä tarkoitetaan tässä muun muassa työvälineitä ja työtiloja. Psykososiaalisella työympäristöllä tarkoitetaan muun muassa työpaikan ilmapiiriä, työn henkistä kuormittavuutta, työpaikan sosiaalisia suhteita sekä keskustelutapoja. Organisatorisella työympäristöllä tarkoitetaan muun muassa johtamisen oikeudenmukaisuutta, työn organisointitapoja, työaikoja, työn kiertoa ja työn tekemisen verkostoja. 

Jos selvittämisen jälkeen tunnistat ongelmakohtia, keskustele niistä työyhteisön tai työntekijäsi kanssa. 

Miten meillä menee?  

Monilla työpaikoilla työssä pärjäämisestä kerätään tietoa muun muassa henkilöstökyselyillä, kehityskeskusteluilla, työajan ja sairauspoissaolojen seurannalla, työpaikan omalla riskiarvioinnilla, työpaikkaselvityksillä sekä työterveyshuollon raportoinneilla. Tulosten pohjalta valitaan työn ja työhyvinvoinnin ennakoivat, kehittävät ja reagoivat toimet. Työeläkelaitoksilla on omia ohjeistuksia esihenkilöille ja työnantajille, miten hyödyntää kerättyjä tietoja yhteiseen kehittämiseen.

Varhainen välittäminen, sairauspoissaolojen seuraaminen sekä niiden puheeksi ottaminen ovat tärkeitä sekä työntekijöille että yrityksen toiminnalle ja taloudelle.

Esihenkilön ja työnantajan käytössä on myös muita suunnitelmia tai toimintamalleja, esimerkiksi

• työsuojelun toimintasuunnitelma
• työterveyshuollon toimintasuunnitelma
• työterveyshuollon työpaikkaselvitykset (perusselvitys, suunnattu selvitys kuten työpaikkakäynti)
• työhyvinvointisuunnitelma.

Työkykyasioiden puheeksi ottaminen työpaikalla 

Esihenkilöiden ja työntekijöiden myönteinen asennoituminen työkykyasioista keskusteluun ja toimiva vuorovaikutus työpaikalla edistävät työntekijän hyvinvointia ja voivat välillisesti vähentää työntekijän sairastavuutta ja käyntejä terveydenhuollossa.

Työntekijällä on oikeus ja vastuu nostaa esiin huoli omasta työkyvystään ja varhaisen tuen tarpeestaan. Esihenkilön kuunteleva ja kannustava ote mahdollistaa toimivien ratkaisujen löytämisen yhteistyössä työntekijän kanssa.

• Muista, että työntekijä on itse oman työkykynsä paras asiantuntija. 
• Keskustele selkeästi ja ymmärrettävästi. Anna työntekijälle tilaa puhua mahdollisista huolistaan ja peloistaan. Käytä avoimia kysymyksiä keskustelun edistämiseksi, esimerkiksi: ”Miten olet pärjännyt?”  
• Anna työntekijälle kokemus kuulluksi tulemisesta, osoita ymmärrystä ja pyri ylläpitämään vuorovaikutusta, vaikka et aina voisikaan toteuttaa työntekijän toiveita. 
• Käytä viestintävälineitä monipuolisesti, mutta ole kuitenkin vuorovaikutuksessa mahdollisuuksien mukaan kasvokkain. Jaa pienetkin onnistumiset kaikkien kanssa. Seiso sanojesi takana. 
• Kuuntele ja pyri ymmärtämään toista. 
• Muista perustella työntekijälle muutoksen syyt ja seuraukset. 

Esihenkilöllä ja työnantajalla on vastuu ottaa työkykyasiat puheeksi työntekijän kanssa mahdollisimman varhain (Kuvio 11). Keskustelun siirtäminen voi johtaa tilanteen hankaloitumiseen, jolloin korjaavat toimet tulevat vaikeammiksi.

Keskustelu tulee käydä rauhallisessa tilassa työpaikalla luotua puheeksi ottamisen mallia ja mahdollista muistiopohjaa hyödyntäen. Jokaisesta keskustelusta on hyvä luoda muistio, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat.

Työpaikkaselvitys on perusta työterveyshuollon työkykyä tukevalle toiminnalle 

Työterveyshuollon toiminnan suunnittelun on perustuttava työpaikkaselvitykseen. Työpaikkaselvityksessä on arvioitava työstä, työympäristöstä ja työyhteisöstä aiheutuvien terveysvaarojen ja -haittojen, kuormitustekijöiden ja toisaalta voimavarojen terveydellinen merkitys sekä vaikutus työkykyyn. Esihenkilön ja työnantajan tulee olla aktiivinen osapuoli työpaikkaselvitysprosessissa ja lisäksi motivoida työyhteisöä sekä muita mahdollisia sidosryhmiä osallistumaan siihen myös työkykynäkökulmasta.

Perusselvityksessä havaitun tarpeen pohjalta työpaikkaselvityksiä voidaan toteuttaa myös suunnattuina selvityksinä. Yhtenä esimerkkinä suunnatusta selvityksestä on työtoimintalähtöinen menetelmä. Työtoimintalähtöinen työpaikkaselvitysmenetelmä on hyödyllinen erityisesti silloin, kun työpaikalla on tunnistettu psykososiaalista kuormitusta. Tällaisessa suunnatussa työpaikkaselvitysprosessissa työterveyshuollon toimijat auttavat työyhteisöä tunnistamaan työssä ilmeneviä kuormitusta aiheuttavia ja työn sujuvuutta heikentäviä tekijöitä sekä löytämään ratkaisuja häiriökuorman vähentämiseksi.

Työpaikkaselvityksessä esiin nostetut toimenpide-ehdotukset, jotka perustuvat työpaikalla tunnistettuihin tarpeisiin, muodostavat pohjan toimintaa ohjaavalle suunnitelmalle, jota tulee päivittää säännöllisesti.