5.3 Työn muokkauksen toimintamalli

Miksi tarvitaan työn muokkauksen toimintamalli?

Työn muokkaus on vaikuttava työkyvyn tuen keino, mutta sitä ei osata hyödyntää riittävästi työpaikoilla ja työkyvyn tuen palveluissa. Toimintamallin toivotaan madaltavan työn muokkauksen kynnystä ja lisäävän tarvittavaa osaamista.  

Työn muokkauksen toimintamalli voi auttaa työpaikan johtoa ja esihenkilöitä ennakoimaan tulevia tilanteita sekä toimimaan niissä johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. Toimintamalli auttaa työntekijöitä ymmärtämään, että jokaisella on tarvitessaan yhtäläinen mahdollisuus työn muokkaukseen.    

Toimintamalli auttaa koko työyhteisöä ymmärtämään, miten työpaikalla toimitaan. Kun työn muokkaus hoidetaan hyvin, työntekijöiden luottamus ja työhön sitoutuminen vahvistuvat. Työyhteisön on myös tärkeää ymmärtää, että yhden työntekijän työn muokkaus voi vaikuttaa laajemmin koko työprosessiin ja myös muiden työntekijöiden työhön.   

Tämä on yleinen työn muokkauksen toimintamalli, josta kukin työpaikka voi räätälöidä oman mallinsa. 

Tutustu työn muokkauksen toimintamalliin alla olevan videon avulla (kesto 4 min 33 sek). Selaimen evästeasetukset voivat vaikuttaa videon näkymiseen.  

Jos upotettu video ei näy, voit katsoa sen Youtubesta.

Toimintamallin rakenne

Työn muokkauksen toimintamallissa on kuusi vaihetta (Kuvio 20). 

Vaihe 1: Havaitse tarve

Työn muokkauksen tarve voi johtua joko työhön tai työntekijään liittyvistä tekijöistä. Työhön liittyviä tekijöitä ovat esimerkiksi tilanteet, joissa työn kohde, työyhteisö, työnjako tai työvälineet muuttuvat.  

Työntekijään liittyvät tekijät voivat olla tilapäisiä tai pysyviä. Työn muokkaus voi olla tilapäistä silloin, kun työntekijä kuormittuu liiallisesti työssään, hän palaa töihin sairauspoissaolon jälkeen tai hänen elämäntilanteensa muuttuu. Pysyvä työn muokkauksen tarve voi johtua esimerkiksi sairaudesta, vammasta, elämäntilanteesta tai kulttuuritaustasta. Jos työntekijällä on etenevä sairaus, työn muokkauksen tarvetta pitää seurata ja arvioida säännöllisesti.

Tarve voi tulla esiin monessa tilanteessa  

Työn muokkauksen tarve voidaan tunnistaa työpaikalla tai eri palveluissa:  

• työssä (työntekijä itse, esihenkilö, työyhteisö, työpari)  
• työterveyshuollon palveluissa   
• sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa   
• työ- ja elinkeinopalveluissa tai kunnan työllisyydenhoidon palveluissa  
• Kelan palveluissa  
• kuntoutuspalveluissa  
• työeläkevakuuttajan tai liikenne- ja tapaturmavakuuttajan palveluissa  
• opiskeluterveydenhuollon palveluissa, opinto-ohjauksessa tai opinnoissa  
• järjestöjen palveluissa.    

Työpaikalla työn muokkauksen tarve voi tulla esille, kun 

• työntekijä aloittaa uudessa työssä   
• työntekijän työtehtävät muuttuvat   
• työntekijän työkyky muuttuu työssä olon aikana  
• työntekijä palaa työhön sairauspoissaolon tai muun pitkän poissaolon jälkeen (30–60–90–150–230-sääntö) 
• työntekijä toimii työssä, jossa hänellä on sairastumisen vaara  
• työntekijä siirtyy osasairauspäivärahalle, osakuntoutustuelle tai osatyökyvyttömyyseläkkeelle   
• työntekijä aloittaa työkokeilun, työhönvalmennuksen tai työharjoittelun  
• työntekijä tekee osa-aikaista työtä vanhuuseläkkeen rinnalla.  

Vaihe 2: Kerää tietoa

Työn muokkausta varten työnantaja tarvitsee tietoa työn vaatimuksista, työntekijän työkyvystä sekä työn muokkauksen mahdollisuuksista (Kuvio 21). 

Työn vaatimukset

Työn vaatimukset tarkoittavat työtehtäviä, työprosessia ja työn organisointia sekä työn edellyttämää osaamista. Työntekijän kanssa on hyvä keskustella hänen vahvuuksistaan sekä siitä, mikä työssä sujuu hyvin ja missä työtehtävissä on mahdollisesti ongelmia. Lisäksi on hyvä selvittää, liittyvätkö ongelmat tiettyihin työtehtäviin, työn aiheuttamaan kokonaiskuormitukseen, työn organisointiin vai työntekijän osaamiseen.  Työn vaatimuksia voi selvittää: 

• haastattelemalla työntekijää  
• havainnoimalla tai videokuvaamalla työtä  
• käyttämällä tarkastuslistoja  
• hyödyntämällä ammattikohtaisia tehtävänkuvia.   

Työn vaatimusten määrittelyssä työterveyshuollon vastuulla on työntekijöiden työkuormituksen arviointi sekä työkuormituksen ja terveyden välisen suhteen ymmärtäminen.  

Työfysioterapeutilla on asiantuntemusta työympäristön suunnittelusta, tuki- ja liikuntaelimistön kuormittumisesta ja työn fyysisen kuormittavuuden arvioinnista sekä työympäristön muokkaamisesta työntekijälle sopivaksi. Työterveyspsykologi on mielenterveyden sekä työn psyykkisen ja kognitiivisen kuormituksen asiantuntija. Sosiaalialan asiantuntija on kuntoutuksen sekä työkyvyn tuen palveluiden ja etuuksien asiantuntija. Toimintaterapeutilla on asiantuntemusta tarkastella käytännönläheisesti työn ja työympäristön vaatimuksia, arvioida työntekijän työ- ja toimintakykyä sekä suunnitella työn muokkauksen ratkaisuja.  

Työntekijän työkyky 

Työntekijän työkyvystä saadaan tietoa ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Esihenkilöllä on tietoa työntekijän työkyvystä suhteessa työn vaatimuksiin.  Työterveysneuvotteluissa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa sekä kuntoutuspalveluissa voidaan hyödyntää tietoa henkilön työkyvystä. Lääkärin lausunnoissa (A-todistus, B-lausunto) olevat suositukset työn muokkaukseen perustuvat työntekijän työkykyyn.   

Työn muokkauksen mahdollisuudet 

Esihenkilö tuntee jokaisen työntekijän työn, koko työpaikan työolosuhteet ja työprosessit sekä niiden liittymisen toisiinsa. Aluksi kannattaa selvittää, millaisia työn muokkauksen ratkaisuja työpaikalla on aiemmin tehty. Työntekijällä itsellään voi olla ehdotus siitä, millainen työn muokkauksen ratkaisu auttaisi häntä. Näin ratkaisu voi löytyä helposti ja nopeasti. Joskus työntekijä voi hyötyä työn yleisestä keventämisestä, jos yksittäisiä kuormittavia työtilanteita ei pystytä tunnistamaan.   

Työn muokkauksen mahdollisuuksia on hyvä miettiä työpaikalla etukäteen. Lista työn muokkauksen vaihtoehdoista kannattaa olla sekä työpaikalla että työterveyshuollossa. Ratkaisujen valinta helpottuu, kun ne on etukäteen kuvattu ja hyväksytty työpaikalla.   

Tietoa työn muokkauksen vaihtoehdoista voi saada   

• keskustelemalla työntekijän, esihenkilöiden, työyhteisön, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa   
• hakemalla tietoa internetistä, tietopankeista ja sosiaalisesta mediasta  
• tutustumalla muiden työpaikkojen ratkaisuihin  
• hyödyntämällä työterveyshuollon ja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottamaa tietoa ja suosituksia   
• tutustumalla eri kuntoutustoimijoiden ratkaisuihin  
• keskustelemalla vammais- ja potilasjärjestöjen asiantuntijoiden kanssa  
• tutustumalla oppaisiin, artikkeleihin, raportteihin ja opinnäytetöihin.  

Vaihe 3: Selvitä vaihtoehtoja

Työn muokkauksen ratkaisut ovat joko olemassa olevia ratkaisuja tai ne suunnitellaan kyseistä tilannetta varten. Kun vaihtoehtoja selvitetään, kannattaa ottaa huomioon:

• työn muokkauksen tarpeet 
• ratkaisujen kustannukset  
• saavutettavat hyödyt.

Vaihtoehtoja kannattaa selvittää kysymällä ensin työntekijältä, millaiset ratkaisut auttaisivat häntä työssään. Kannattaa myös selvittää, onko omalla työpaikalla aiemmin muokattu työtä tai löytyykö hyviä ratkaisuja muilta työpaikoilta. Lisäksi on hyvä selvittää, vaikuttaako työn muokkaus laajemmin yhteistyöverkostoihin. 

Työn muokkausratkaisuja löytyy tietopankeista ja sivustoilta, joissa ne on yleensä luokiteltu ammattialan, sairauden tai vamman mukaan. Ratkaisut pitää aina valita työntekijän tai työyhteisön tarpeiden perusteella ja varmistaa, että ratkaisut ovat tarkoituksenmukaisia ja turvallisia.  Linkkejä tietopankkeihin: 

Linkkejä tietopankkeihin:

• Aivotyö sujuvaksi -tietopaketti
• Ergonomian tietopankki
• Esteettömyystiedon keskus ESKE
• Esteettömyys, saavutettavuus
• Job Accommodation Network (JAN)
• Kohtuulliset mukautukset, työnantajan tietopaketti
• Kohtuulliset mukautukset, työntekijän tietopaketti
• Mielenterveyden työkalupakki
• MS-tauti ja työkyvyn tukeminen
• Näkövammaisten ammattitietopankki
• Selkeä ja saavutettava viestintä
• Sosiaaliturvaopas

Taloudellinen tuki työn muokkaukseen 

Työnantaja voi saada TE-toimiston myöntämää työolosuhteiden järjestelytukea. Tukea voi saada, jos työhön palkattavan tai työssä olevan henkilön vamma tai sairaus edellyttää työvälineiden hankkimista tai työpaikan ulkoisiin olosuhteisiin tehtäviä muutoksia. Sitä voi saada myös toisen työntekijän työssä antamaan apuun.   

Tukea työn muokkaukseen voi saada myös työeläkelaitokselta, jos kyseessä on työntekijän ammatillinen kuntoutus. Jos työntekijän vamma johtuu työtapaturmasta tai liikenneonnettomuudesta, liikenne- ja tapaturmavakuutus on ensisijainen korvaaja.   

Työnantaja kustantaa työssä tarvittavat työvälineet kaikille työntekijöille. Jos työntekijä tarvitsee työssään apuvälineitä vammansa tai sairautensa takia, hän voi saada niitä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista, Kelasta, TE- tai työllisyyspalveluista, työeläkelaitokselta tai tapaturma- ja liikennevakuuttajalta. 

Työn muokkaus voi tarkoittaa myös työssä ja työmatkalla tarvittavia apuvälineitä ja palveluja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: 

• työnantajan kustantamat erityistyölasit, jos työntekijällä on ongelmia työnäkemisessä ajan tasalla olevista silmälaseista huolimatta.  
• Kela myöntämä tulkkipalvelu puhevammaisen henkilön työhön. Siitä ei aiheudu kustannuksia työnantajalle.   
• henkilökohtaisen avustajan palvelut vammaispalveluna   
• omaan autoon tehtävät vamman edellyttämät muutostyöt tai kuljetuspalvelu kuten oikeus käyttää taksia työmatkoilla.

Vaihe 4: Valitse ratkaisut

Työnantaja tai esihenkilö valitsee työn muokkauksen ratkaisut yhdessä työntekijän kanssa. Ratkaisun valinnassa he voivat tehdä yhteistyötä työyhteisön, työterveyshuollon, työsuojelun, kuntoutuksen toteuttajien tai muiden palveluntuottajien kanssa. Työnantajan tehtävänä on tiedottaa asiasta niille työyhteisön jäsenille, joiden työhön muokkaus myös vaikuttaa. Työntekijän luvalla työterveyshuolto tuo ratkaisujen valintaan tietoa työntekijän työkyvystä. Työsuojeluhenkilöstön tehtävänä on varmistaa, että työ ja työolosuhteet täyttävät työturvallisuusmääräykset myös työn muokkauksen jälkeen. 

Työn muokkauksen kohteita ovat työaika, työn organisointi, työympäristö, teknologia ja apuvälineet, avun saaminen sekä työmatka (Kuvio 22, Taulukko 5).   

Työn muokkauksen kohde	Työn muokkauksen keinoja
Työaika	työaikajoustot työajan lyhentäminen työn tauottaminen etätyömahdollisuus
Työn organisointi	työprosessien muuttaminen työtehtävien rajaaminen työn keventäminen ja työtapojen muuttaminen työnjaon muuttaminen työntekijöiden roolien ja vastuiden muuttaminen työnkuvan muuttaminen
Työympäristö	työpaikan ja työtilojen esteettömyyden parantaminen työpisteiden ergonomian parantaminen ergonomisten ja käytettävien työvälineiden hankkiminen työpaikan toimintatapojen ja sosiaalisen ympäristön kehittäminen
Teknologia ja apuvälineet	digitaalisten laitteiden ja aineistojen hyödyntäminen tietokoneohjelmien ja käyttöasetusten hyödyntäminen keskittymistä, muistamista, työn organisointia ja ajankäytön hallintaa edistävien ratkaisujen ja apuvälineiden käyttäminen
Avun saaminen	esihenkilön tai työkaverien apu työhönvalmentajan tuki henkilökohtaisen avustajan palvelut tulkkipalvelu
Työmatka	kuljetuspalvelu, kuten oikeus käyttää taksia oman auton muutostyöt auton pysäköintipaikka työpaikalla

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka vastaa työn muokkausratkaisujen valinnasta?
• Kenen kanssa teette yhteistyötä työn muokkausratkaisujen valinnassa?

Vaihe 5: Toteuta ratkaisut

Työn muokkauksen käytännön toteutuksesta vastaa yleensä esihenkilö. Hänen tehtävänään on suunnitella muutokset ja tarpeelliset hankinnat. Esihenkilö voi saada tukea muokkausten suunnitteluun ja toteutukseen henkilöstöhallinnolta, työsuojeluhenkilöstöltä ja työterveyshuollolta. Tietoa eri sairauksiin ja vammoihin liittyvistä työn muokkauksen ratkaisuista voi saada myös vammais- ja potilasjärjestöiltä.   

Esihenkilön tehtävänä työn muokkauksessa voi olla 

• työn muokkausratkaisujen valintaan ja hankintojen tekemiseen osallistuminen 
• työolosuhteiden järjestelytuken hakeminen työnantajan edustajana
• työn muokkauksen kestosta sopiminen työntekijän kanssa
• siitä sopiminen työntekijän kanssa, miten työn muokkauksesta kerrotaan työyhteisössä. Työntekijän terveydentilasta ja poissaolojen syistä esihenkilö ei voi kertoa, ellei työntekijä nimenomaan pyydä esihenkilöä kertomaan asiasta
• työntekijä perehdyttäminen esimerkiksi uuden työmenetelmän tai työvälineen käyttöön 
• työyhteisössä tiedottaminen työn muokkauksesta, sen vaikutuksista muiden työhön sekä työyhteisön mahdollisuudesta tukea muokkauksen onnistumista .

Työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät 

Esihenkilön pitää tunnistaa työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät. Ne voivat liittyä työn muokkaukseen, työntekijään, työhön tai työpaikkaan (Kuvio 23, Taulukko 6). 

Työn muokkauksen toimeenpanoa voi tukea hyödyntämällä erilaisia työvälineitä ja toimintamalleja. Tutustu toimintamalleihin tietopaketin osiossa 1.   

Kohde	Edistäviä ja estäviä tekijöitä	Välineitä toimeenpanon tueksi
Työntekijä	työntekijän tieto työn muokkauksesta työntekijän kyky perustella omia tarpeitaan työntekijän ja esihenkilön avoin vuorovaikutus ja luottamus	työpaikan omat toimintamallit ja työkalut työpaikan viestintä ja tiedotus
Työ	työtehtävien sisällöt, vaatimukset ja muokkaamisen mahdollisuudet kuvattu selkeästi	tehtävänkuvat työnkuvauslomakkeet
Työpaikka	työnantajan ja työyhteisön asenteet työnantajan sitoutuminen ja valmiudet työn muokkaukseen yhteistyöverkostot	työn muokkauksen toimintamalli käytössä viestintä ja tiedotus työpaikkailmoitukset työpaikan strategiset linjaukset verkostojohtaminen, verkostotyövälineet
Työn muokkaukseen liittyvät tekijät	työpaikan eri toimijoiden tiedot työn muokkauksesta ja ratkaisujen rahoitusmahdollisuuksista työn muokkauksen kustannukset aiemmin toteutetut ratkaisut ja niiden hyödyt	työn muokkauksen toimintamalli: video ja opas työn muokkauksen suunnittelulomake työn muokkauksen koulutus

Vaihe 6: Seuraa ja arvioi

Seuranta ja arviointi on tapauskohtaista ja siitä on hyvä sopia kirjallisesti. Arvioinnissa on hyvä kerätä tietoa siitä, mitä hyötyä työn muokkauksesta on ollut työntekijälle, ja ovatko ratkaisut olleet riittäviä. Lisäksi on hyvä arvioida, miten työn muokkauksen prosessi on toteutunut. Työterveyshuolto seuraa ja arvioi tarvittaessa sitä, miten työn muokkaus on vaikuttanut työntekijän työkykyyn ja työn tekemiseen. 

Arviointitietoa voidaan hyödyntää työpaikalla ja työterveyshuollossa, jos jonkun toisen työntekijän työtä on tarve muokata. Onnistuneista ratkaisuista voidaan ottaa mallia myös silloin, kun työpaikalla suunnitellaan uusia tiloja, prosesseja tai toimintoja. 

Roolit ja vastuut

Työn muokkauksen seurantaa ja arviointia voidaan työpaikalla tehdä yhteistyössä esihenkilön, työntekijän, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa. 

Esihenkilön vastuulla on

• seurata ja arvioida yhteistyössä työntekijän ja työyhteisön kanssa työn muokkauksen toteutumista palveluprosessin, tuotantoprosessin, työhyvinvoinnin ja yhteistoiminnan kannalta 
• raportoida henkilöstöpalveluille ja viestiä työyhteisölle 
• tehdä monialaista yhteistyötä organisaation johdon, henkilöstöhallinnon, työsuojeluhenkilöstön, työterveyshuollon ja kuntoutuksen palveluntuottajien kanssa.  

Työntekijän vastuulla on

• kertoa esihenkilölle ja tarvittaessa työterveyshuollolle, miten muokattu työ sujuu, ovatko toteutetut ratkaisut riittäviä, ja tarvitseeko hän lisää perehdytystä tai muuta tukea.  

Työsuojeluhenkilöstön vastuulla on:  

• varmistaa, että muokattu työ ei aiheuta työturvallisuusriskejä työntekijälle itselleen, muille työntekijöille tai asiakkaille.  

Työterveyshuollon vastuulla on

• seurata ja edistää työntekijän työssä selviytymistä 
• vastata työntekijän terveydellisestä arvioinnista ja seurannasta. 

Arvioinnin toteutus

Arviointi kannattaa aloittaa heti, kun ratkaisuja on tehty. Tällöin ratkaisuja voidaan tarvittaessa muuttaa tai täydentää. Työpaikalla voidaan sopia myös työn muokkauksen kokeilujaksosta. Arviointi voi jatkua normaalin työkykyjohtamisen puitteissa ja asiaa voidaan käsitellä myös kehityskeskusteluissa. Jos tarkoituksena on seurata työntekijän työssä pysymistä, sopiva seuranta-aika on tutkimusten perusteella vähintään vuosi. 

Arviointitietoa voidaan kerätä keskustelemalla, kyselyillä ja havainnoimalla työntekijän työtä. Työn muokkauksen hyötyjen ja prosessin arvioinnissa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:   

• Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut työntekijän työhön ja työssä jatkamiseen?   
• Miten työn muokkauksen ratkaisut ovat tukeneet työntekijän työkykyä?   
• Miten riittäviä ja tarkoituksenmukaisia toteutetut ratkaisut ovat olleet, ja pitäisikö jotain muuttaa?   
• Miten ratkaisut ovat vaikuttaneet muiden työntekijöiden työhön ja kuormittumiseen?   
• Miten työn muokkauksen prosessi toteutui, ja olisiko jotain pitänyt tehdä toisin?   

Mittareita voivat olla esimerkiksi:   

• Kuinka monen työntekijän työtä on muokattu?   
• Kuinka pitkäksi aikaa työntekijöiden työtä on muokattu?   
• Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut palveluprosesseihin, tuotantoprosesseihin tai työntekijöiden sairauspoissaoloihin?