4.1 Viestinnän suunnittelu – miten onnistua niukoilla resursseilla?

Viestinnän tekemiseen oppilaitosympäristössä on usein niukat resurssit. Viestintää tehdään joskus muun työn ohessa, sille ei välttämättä ole varattu erillistä resurssia, ja sitä tekevät useat eri henkilöt. Lisäksi opiskelijoille suunnattu viestitulva on valtava ja heille suunnattuja viestejä tulee lukuisista eri kanavista. Miten siis onnistua ja tehdä tehokasta viestintää niukoista resursseista huolimatta?

Viestintäsuunnitelma ohjaa viestintää, säästää aikaa ja helpottaa arkea

Kaikessa viestinnässä, mutta erityisesti niukoilla resursseilla suunnitelmallisuus on tärkeää. Viestinnän tekeminen on siis syytä aloittaa viestintäsuunnitelman laatimisesta. Hyvä viestintäsuunnitelma helpottaa arkea ja säästää aikaa sekä varmistaa, että viesti kulkee yhtenäisenä silloinkin, kun viestinnällä on monta tekijää.

Viestintäsuunnitelma kirkastaa viestinnän tavoitteet ja kohderyhmät, mikä auttaa sisältöjen muotoilussa ja tärkeimpien viestintätekojen sekä kanavien valinnassa. Suunnitelman pohjalta on helpompi valita ne tärkeimmät viestintäteot, joihin panostaa ja mitkä mahdollisesti jättää tekemättä silloin, kun aika on tiukalla. On tärkeää muistaa, että suunnitelma on aina vain suunnitelma – sitä voi ja pitääkin muokata olosuhteiden muuttuessa.

Alta löydät Mieli liikkeelle -hankkeessa laaditun viestintäsuunnitelmapohjan, jonka avulla voit laatia viestintäsuunnitelman. Pohjassa on esitetty kysymyksiä, joihin lyhyesti vastaamalla viestintäsuunnitelma laaditaan. Suunnitelma voi olla millaisessa muodossa tahansa – yksinkertainen tekstitiedosto, PowerPoint-tiedosto tai jokin visuaalisempi tuotos – kunhan se palvelee sinun ja tiimisi tarpeita.

Viestintäsuunnitelmapohja

Julkaisusuunnitelma auttaa ajoittamaan viestintäteot

Oppilaitoksissa viestintää on tarpeen tehdä monikanavaisesti, jotta tavoitetaan mahdollisimman monet yhteisön jäsenet. Monien eri viestintäkanavien hallintaa helpottaa julkaisusuunnitelma.

Julkaisusuunnitelman avulla viestintätekoja on helpompi suunnitella vuoden kierron mukaan ja hahmottaa toimien asettuminen kalenteriin. Tiimissä, jossa viestinnästä vastaa useampi henkilö, yhteinen julkaisusuunnitelma helpottaa tiedon jakamista ja ajan tasalla pysymistä.

Vinkki! Teemapäivät, juhlapyhät ja muut vuodenkiertoon sekä esimerkiksi oppilaitoksen lukuvuoteen kuuluvat tärkeät tapahtumat ja ajankohdat ovat hyvä kimmoke sisällön tuottamiselle. Näiden avulla sisältöä voi suunnitella ja jopa tuottaa valmiiksi jo etukäteen. Sosiaalisen median kanavat mahdollistavat nykyään sisältöjen aikatauluttamisen, mikä helpottaa arjen työtä.

Vinkki! Varaa toisinaan useampi tunti pelkästään sille, että suunnittelet ja tuotat sisältöä valmiiksi pidemmälle ajalle. Näin helpotat arjen kiireisiä kohtia.

Alta voit ladata Mieli liikkeelle -hankkeessa tehdyn, Excel-muotoisen julkaisusuunnitelman käyttöösi.

Lisäarvo kohderyhmälle – vastaa kohderyhmän tarpeeseen

Kohderyhmät ovat keskeinen viestinnän suunnittelua ja toteuttamista ohjaava tekijä. Se, kenelle ja minkälaisille ihmisille viesti kohdennetaan, määrittelee viestinnän sisällön, keinot ja välineet.

Uskalla määritellä kohderyhmät tarpeeksi tarkasti. Jos tehdään ”kaikkea kaikille”, siitä tulee helposti ei mitään kenellekään.

Viestin vastaanottajat ovat kiinnostuneita siitä, miten sisältö hyödyttää heitä.

Kiinnostava viestintä opettaa jotain, mitä viestin vastaanottaja tarvitsee, antaa konkreettista apua, herättää uusia ajatuksia ja oivalluksia sekä antaa tietoa jostain itselle merkityksellisestä asiasta. Sanoita siis viestiin, mitä arvoa tarjoat kohderyhmälle.

Todellinen kohderyhmän tarpeeseen vastaaminen vaatii kohderyhmän tuntemista: on oltava perillä heidän tarpeistaan ja mieltymyksistään. Tämä on olennainen osa tehokasta viestintää.

Tunnetko kohderyhmäsi?

Oppilaitosympäristö tarjoaa monia mahdollisuuksia tutustua kohderyhmään.

• Olisiko mahdollista toteuttaa oppilaitoksessasi kaikille opiskelijoille suunnattu kysely, jossa selvitetään heidän mielenkiinnon kohteitaan ja sitä, millaisella viestinnällä heidät tavoittaa?
• Voisiko kohderyhmän tarpeita tiedustella muiden oppilaitoksen palveluiden ja toimien yhteydessä, joilla jo valmiiksi tavoitetaan koko opiskelijakirjo?
• Toisaalta viestinnän sisällyttäminen jo olemassa oleviin toimenpiteisiin oppilaitoksessa tavoittaa varmemmin. Hyödynnä esimerkiksi ryhmänohjaajan tunnit ja koulun yhteiset tapahtumat ja muut alustat.
• Mikäli kohderyhmään tutustuminen ei omilla resursseilla syystä tai toisesta onnistu, voi tietoa etsiä muualta – onko joku taho jo selvittänyt kaipaamiasi tietoja?

Muutamia linkkejä, joista voi olla hyötyä, kun kohderyhmänä on opiskelijat:

Kouluterveyskysely

• Joka toinen vuosi toteutettava Kouluterveyskysely kerää lasten ja nuorten kokemuksia terveydestä, hyvinvoinnista, koulunkäynnistä ja opiskelusta sekä elintavoista.

Korkeakouluopiskelijoiden terveys- ja hyvinvointitutkimus (KOTT)

• Joka neljäs vuosi toteutettava Korkeakouluopiskelijoiden terveys- ja hyvinvointitutkimus kerää tietoa yliopisto- ja ammattikorkeakouluopiskelijoiden terveydestä, hyvinvoinnista, opiskelukyvystä ja terveyspalveluista sekä niissä tapahtuneista muutoksista.

Vallin, L. (2024). Viestintää terveys- ja hyvinvointipalveluista nuorille. Case Ohjaamo Pori. Turun ammattikorkeakoulu.

• Liisa Vallin on opinnäytetyössään perehtynyt nuoriin hyvinvointipalvelujen kohderyhmänä. Tietoa nuorten käyttämistä somekanavista ja nuorten viestintäkäyttäytymisestä.

Rihko, M. (2023). Viestinnän palvelumuotoilun hyödyntäminen vähän liikkuvien aktivoimisessa. Laurea-ammattikorkeakoulu.

• Maija Rihko on opinnäytetyössään perehtynyt vähän liikkuviin kohderyhmänään sekä siihen, millaisella viestinnällä heihin voidaan vaikuttaa parhaiten.

Sosiaalisen median tilastot 2024. MarkkinointiMaestro

• Sosiaalisen median tilastojen koontia seuraamalla saat tietoa siitä, missä kanavissa kohderyhmäsi liikkuu.

Toistoa, toistoa, toistoa

Kun halutaan vahvistaa viestin näkyvyyttä ja perille menemistä, toisto on tärkeää. Toista siis sanomaasi niin kauan, että olet jo itse aivan kyllästynyt siihen.

Sisältöjen versioinnilla taas voidaan käyttää resurssit tehokkaasti ja samalla tavoittaa kohderyhmää eri kanavissa. Mieti jo sisältöjen suunnitteluvaiheessa, miten voit jalostaa saman sisällön useisiin eri kanaviin ja formaatteihin. Näin yhtäältä tavoitat kohderyhmää laajemmin ja toisaalta käytät resursseja tehokkaasti ottamalla kaiken hyödyn irti tuotetusta sisällöstä. Kaikessa yksinkertaisuudessaan tämä voi tarkoittaa esimerkiksi saman mainoksen tekemistä sekä Instagramiin että oppilaitoksen infonäytöille tai blogitekstin muuntamista visuaaliseen muotoon.

Kokeile, seuraa ja onnistu

Onnistunut viestintä vaatii usein kokeilua. Viestintäkanavia ja sisältöjä on nykyään paljon, ja eri kohderyhmille toimivat erilaiset kanavat ja sisällöt. Kohderyhmäsi sisälläkin voi olla paljon vaihtelua siinä, mikä toimii ja tavoittaa. Oppilaitostenkin kulttuurit ja toimintatavat ovat usein keskenään hyvin erilaisia: yhdessä oppilaitoksessa Wilma on paras kanava tavoittaa opiskelijoita, toisessa se ei toimi ollenkaan. Joskus on siis vain kokeiltava ja seurattava, millainen sisältö ja mikä kanava saavuttaa oman kohderyhmän.

Viestinnän onnistumisen seuraamisessa oleellisia ovat viestintäsuunnitelmaan asetetut viestinnän mittarit.

Viestinnän analytiikan eli esimerkiksi somepostauksien tavoittavuuden, verkkosivukäyntien seuraaminen, tapahtumien osallistujamäärät sekä palautekyselyt ovat hyviä ja selkeitä tapoja seurata viestinnän ja markkinoinnin tehokkuutta ja saavuttavuutta.

Hyödynnä ulkoisia palveluita, yhteisön muita jäseniä ja jo olemassa olevaa

Kun resurssit viestinnän tekemiseen ovat tiukilla, kannattaa miettiä, voisiko sisällön suunnittelussa ja tuottamisessa hyödyntää esimerkiksi ostettavia palveluita tai muita yhteisön jäseniä.

Vinkki! Monissa oppilaitoksissa toimii somelähettiläiksi palkattuja opiskelijoita, jotka tekevät oppilaitoksen someen sisältöä pyydetyistä aiheista.

Vinkki! Myös oppilaitoksen tutorit ja opiskelijakunnan jäsenet on hyvä pitää mielessä sisällöntuotannossa. Opiskelijalta opiskelijalle -viestintä voi olla tehokasta, sillä heillä on todennäköisesti hyvä ymmärrys kohderyhmästä ja siitä, miten ja missä heille kannattaa viestiä. Puskaradion vaikutustakaan ei kannata vähätellä – vertaiselta saatu suositus ja viesti voi olla todella tehokas!

Hyödynnä mahdollisimman paljon myös jo olemassa olevia materiaaleja, kanavia, verkostoja ja foorumeja sen sijaan, että loisit aina uutta. Esimerkiksi täysin uuden sosiaalisen median tilin luomista kannattaa harkita tarkkaan, sillä seuraajien saaminen ja heidän sitouttamisensa voi olla todella työlästä, kun taas jo olemassa olevan, vakaan seuraajakunnan omaavan tilin käyttäminen viestintään vaatii vähemmän työtä.

Inspiroidu muista ja seuraa trendejä

Seuraamalla, millaista viestintää muut tekevät kanavissa, joissa itsekin toimit, on hyvä tapa inspiroitua oman sisällön tuottamiseen. Suora kopioiminen ei ole ok, mutta trendeistä tietoisena pysyminen ja muista inspiroituminen voi antaa hyviä ideoita omien sisältöjen tuottamiseen ja toisaalta trendaavat sisällöt voivat iskeä kohderyhmään aivan erityisellä tavalla. Hyödynnä ajankohtaiset puheenaiheet, meemit ja videosisällöt.

Huom! Suhtaudu trendeihinkin kriittisesti ja tutustu niiden alkuperään. Varmista, että ne eivät sisällä esimerkiksi kulttuurista omimista tai vahvista haitallisia stereotypioita.