5.3 Verksamhetsmodell för anpassning av arbetet

Varför behövs en verksamhetsmodell för anpassning av arbetet?

Anpassning av arbetet är ett effektivt sätt att stödja arbetsförmågan men för tillfället utnyttjar man det inte tillräckligt på arbetsplatserna och i tjänsterna för stöd för arbetsförmågan Vi önskar att verksamhetsmodellen sänker tröskeln för anpassning av arbetet och ökar nödvändigt kunnande.
Verksamhetsmodellen för anpassning till arbete hjälper arbetsplatsens ledning och chefer att förutsäga framtida situationer samt hantera dem konsekvent och jämlikt. Verksamhetsmodellen hjälper arbetstagarna att förstå att var och en vid behov har lika möjligheter att anpassa arbetet.  

Verksamhetsmodellen hjälper hela arbetsgemenskapen att förstå hur man agerar på arbetsplatsen. När anpassningen av arbetet sköts väl stärks arbetstagarnas förtroende och engagemang i arbetet. Det är också viktigt att arbetsgemenskapen förstår att anpassningen av arbetet för en medarbetare kan ha en bredare inverkan på hela arbetsprocessen och även på de övriga medarbetarnas arbete. 

Detta är en allmän verksamhetsmodell för anpassning av arbetet av vilken varje arbetsplats kan skräddarsy sin egen modell.  

Ta del av verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet med hjälp av videon nedan (längd 4 min 33 sek). Inställningarna för webbläsarens kakor kan påverka videons visning.

Om den inbäddade videon inte syns kan du se den på Youtube.

Verksamhetsmodellens struktur

Verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet består av sex faser (Figur 20). 

Fas 1. Upptäck behovet

Behovet av att anpassa arbetet kan bero på faktorer i anslutning till antingen arbetet eller arbetstagaren. Faktorer som hänför sig till arbetet är till exempel situationer där föremålet för arbete, arbetsgemenskapen, arbetsfördelningen eller arbetsredskapen förändras. 

Faktorer som hänför sig till arbetstagaren kan vara tillfälliga eller bestående. Anpassningen av arbetet kan vara tillfälligt om arbetstagaren belastas för mycket i sitt arbete, återvänder till arbetet efter sjukfrånvaron eller om hens livssituation förändras. Behovet av bestående anpassning av arbetet kan bero på till exempel sjukdom, skada, livssituation eller kulturell bakgrund. Om arbetstagaren har en progressiv sjukdom ska behovet av anpassningen av arbetet följas upp och bedömas regelbundet. 

Behovet kan uppstå i många situationer  

Behovet av att anpassa arbetet kan upptäckas på arbetsplatsen eller i olika tjänster: 

• arbetet (arbetstagaren själv, chefen, arbetsgemenskapen, arbetsparet) 
• företagshälsovårdens tjänster  
• social- och hälsovårdsmyndigheter  
• arbets- och näringstjänsterna eller kommunens sysselsättningstjänster 
• FPA:s tjänster 
• rehabiliteringstjänster 
• arbetspensionsförsäkringens eller trafik- och olycksfallsförsäkringens tjänster 
• studerandehälsovårdens tjänster, studiehandledning eller studier 
• organisationers tjänster   

Behovet av anpassning av arbetet på arbetsplatsen kan uppstå när

• arbetstagaren inleder ett nytt arbete  
• arbetstagarens arbetsuppgifter förändras  
• arbetstagarens arbetsförmåga förändras under arbetet 
• arbetstagaren återvänder till arbetet efter sjukfrånvaro eller annan lång frånvaro (30-60-90-150-230-regeln)
• arbetstagaren utför ett arbete där hen löper en risk att bli sjuk 
• arbetstagaren övergår till partiell sjukdagpenning, partiellt rehabiliteringsstöd eller delinvalidpension  
• arbetstagaren inleder arbetsprövning, arbetsträning eller arbetspraktik 
• arbetstagaren utför deltidsarbete vid sidan av ålderspensionen. 

Fas 2. Samla information 

För att anpassa arbetet behöver arbetsgivaren information om arbetskraven, arbetstagarens arbetsförmåga och möjligheterna att anpassa arbetet (Figur 21).  

Arbetskrav 

Med arbetskrav avses arbetsuppgifter, arbetsprocess och organiseringen av arbetet samt det kunnande som arbetet förutsätter. Det är bra att diskutera med arbetstagaren om hens styrkor samt vad som fungerar bra i arbetet och vilka arbetsuppgifter som eventuellt är problematiska. Dessutom är det bra att utreda om problemen är kopplade till vissa arbetsuppgifter, den totala belastningen som arbetet orsakar, organiseringen av arbetet eller arbetstagarens kompetens.  Arbetskraven kan utredas genom att:

• intervjua arbetstagaren
• iaktta eller videofilma arbetet
• använda checklistor 
• utnyttja yrkesspecifika uppgiftsbeskrivningar.  

Vid fastställandet av arbetskraven ansvarar företagshälsovården för bedömningen av arbetstagarnas arbetsbelastning samt för att förstå förhållandet mellan arbetsbelastning och hälsa.

Företagsfysioterapeuten har sakkunskap om planeringen av arbetsmiljön, belastningen av stöd- och rörelseorganen, bedömningen av arbetets fysiska belastning samt om att göra arbetsmiljön lämplig för arbetstagaren. Företagspsykologen är expert på psykisk hälsa samt psykisk och kognitiv belastning i arbetet. En sakkunnig inom det sociala området är expert på rehabilitering samt tjänster och förmåner som stödjer arbetsförmågan. Ergoterapeuten har kunskap om att granska arbetets och arbetsmiljöns krav på ett praktiskt sätt, bedöma arbetstagarens arbets- och funktionsförmåga samt planera lösningar för att anpassa arbetet.  

Arbetstagarens arbetsförmåga 

Information om arbetstagarens arbetsförmåga fås av arbetstagaren själv. Chefen har information om arbetstagarens arbetsförmåga i förhållande till arbetskraven. Under nätverksmötena, i social- och hälsovårdstjänsterna samt i rehabiliteringstjänsterna kan man utnyttja information om personens arbetsförmåga. Rekommendationerna i läkarens utlåtanden (A-intyg, B-utlåtande) om anpassning av arbetet grundar sig på arbetstagarens arbetsförmåga.   

Möjligheter att anpassa arbetet 

Chefen känner till arbetstagares arbete, arbetsförhållandena och arbetsprocesserna på arbetsplatsen samt deras koppling till varandra. Till en början är det bra att utreda vilka lösningar för anpassning av arbetet man har man utnyttjat tidigare på arbetsplatsen. Arbetstagaren kan själv ha ett förslag på hurdana lösningar för anpassning av arbetet som skulle hjälpa hen. På så sätt kan man snabbt och enkelt hitta en lösning. Ibland kan arbetstagaren dra nytta av en generell minskning av belastningen av arbetet om inga enskilda belastande arbetssituationer kan identifieras.  

Det är bra att på förhand tänka över möjligheterna att anpassa arbetet på arbetsplatsen. Det är bra att ha en lista över alternativen för anpassning av arbetet både på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Det blir lättare att välja lösningar när de har beskrivits och godkänts på förhand på arbetsplatsen.  

Information om alternativen för anpassning av arbetet kan fås genom att  

• samtala med arbetstagaren, cheferna, arbetsgemenskapen, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården  
• söka efter information på internet, i databanker och i sociala medier 
• ta del av lösningar på andra arbetsplatser 
• utnyttja information och rekommendationer från företagshälsovården och social- och hälsovårdstjänsterna  
• ta del av olika rehabiliteringsaktörers lösningar 
• samtala med experter från handikapp- och patientorganisationer 
• ta del av information i handböcker, artiklar, rapporter och lärdomsprov. 

Fas 3. Utred alternativ

Lösningarna för anpassningen av arbetet är antingen befintliga lösningar eller så planeras de för situationen i fråga. När alternativen utreds är det bra att beakta:

• behov av anpassning av arbetet 
• kostnader för lösningarna  
• tillgängliga fördelar.

Det är bra att utreda alternativen genom att först fråga arbetstagaren vilka lösningar som skulle hjälpa hen i arbetet. Det är också bra att utreda om arbetet har anpassats tidigare på den egna arbetsplatsen eller om det finns bra lösningar på andra arbetsplatser. Dessutom är det bra att utreda om anpassningen av arbetet påverkar samarbetsnätverken i större utsträckning.
  
Lösningar för anpassning av arbete finns i databanker och på webbplatser där de klassificeras vanligtvis enligt bransch, sjukdom eller funktionsnedsättning. Lösningarna ska alltid väljas utifrån arbetstagarens eller arbetsgemenskapens behov och man ska säkerställa att lösningarna är ändamålsenliga och säkra.  

Länkar till databankerna:

• Smidigt hjärnarbete -informationspaket
• Ergonomian tietopankki
• Esteettömyystiedon keskus ESKE
• Esteettömyys, saavutettavuus
• Job Accommodation Network (JAN)
• Kohtuulliset mukautukset, työnantajan tietopaketti
• Kohtuulliset mukautukset, työntekijän tietopaketti
• Verktygslådan för psykisk hälsa för arbetsplatser
• MS och stödjande av arbetsförmåga
• Näkövammaisten ammattitietopankki
• Tillgänglig kommunikation
• Guide för social trygghet

Ekonomiskt stöd för anpassning av arbetet 

Arbetsgivaren kan få arbets- och näringsbyråns stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen. Stöd kan beviljas om skadan eller sjukdomen hos den person som anställs eller arbetar förutsätter anskaffning av arbetsredskap eller ändringar i de externa förhållandena på arbetsplatsen. Man kan också få stödet för hjälp i arbetet som ges av en annan anställd.  

Stöd för anpassning av arbetet kan också fås från arbetspensionsanstalten om det är fråga om yrkesinriktad rehabilitering av en arbetstagare. Om arbetstagarens skada beror på ett olycksfall i arbetet eller en trafikolycka, är trafik- och olycksfallsförsäkringen den primära ersättaren.  

Arbetsgivaren bekostar för alla arbetstagare arbetsredskapen som behövs i arbetet. Om en arbetstagare behöver i sitt arbete hjälpmedel på grund av sin funktionsnedsättning eller sjukdom kan hen få dem från social- och hälsovårdstjänsterna, FPA, arbets- och näringstjänsterna, arbetspensionsanstalten eller olycksfalls- och trafikförsäkringen.

Anpassning av arbetet kan också innebära hjälpmedel och tjänster som behövs i arbetet och under arbetsresan. Exempel på sådana är:

• specialglasögon som bekostas av arbetsgivaren, om arbetstagaren har problem med att se på arbetet trots uppdaterade glasögon. 
• Tolktjänst beviljad av FPA för arbete som utförs av en talskadad person. Det orsakar inte arbetsgivaren några kostnader.  
• personlig assistent som tjänst för person med funktionsnedsättning  
• ändringsarbeten i den egna bilen enligt skadan eller transportservice såsom rätt att använda taxi på arbetsresor.  

Fas 4. Välj lösningar

Arbetsgivaren eller chefen väljer tillsammans med arbetstagaren lösningarna för anpassningen av arbetet. Vid valet av lösning kan de samarbeta med arbetsgemenskapen, företagshälsovården, arbetarskyddet, dem som genomför rehabiliteringen eller andra serviceproducenter. Arbetsgivarens uppgift är att informera de medlemmar i arbetsgemenskapen vars arbete också påverkas av anpassningen. Med arbetstagarens tillstånd ger företagshälsovården information om arbetstagarens arbetsförmåga vid valet av lösningar. Arbetarskyddspersonalens uppgift är att säkerställa att arbets- och arbetsförhållandena uppfyller arbetarskyddsbestämmelserna även efter anpassningen av arbetet.

Målen för anpassning av arbetet är arbetstid, organisering av arbetet, arbetsmiljö, teknologi och hjälpmedel, tillgång till hjälp samt arbetsresa (Figur 22, Tabell 5).

Mål för anpassning av arbete	Metoder för anpassning av arbete
Arbetstid	flexibel arbetstid förkortad arbetstid uppehåll i arbetet möjlighet till distansarbete
Organisering av arbetet	ändring av arbetsprocesser avgränsning av arbetsuppgifter minskning av belastningen i arbete och ändring av arbetssätt ändring i arbetsfördelning ändring av de anställdas roller och ansvar ändring av arbetsbeskrivning
Arbetsmiljö	förbättra tillgängligheten på arbetsplatsen och i arbetslokalerna förbättra ergonomin på arbetsplatserna anskaffning av ergonomiska och användbara arbetsredskap utveckling av verksamhetssätten och den sociala miljön på arbetsplatsen
Teknik och hjälpmedel	utnyttjande av digitala redskap och material utnyttjande av datorprogram och användarinställningar användning av lösningar och hjälpmedel som främjar koncentration, minne, organisering av arbetet och tidshantering
Tillgång till hjälp	hjälp av chefen eller arbetskamraterna stöd från arbetstränare personliga assistenttjänster tolktjänst
Arbetsresa	transporttjänst, såsom rätt att använda taxi ändringsarbeten på egen bil bilparkeringsplats på arbetsplatsen

Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell:

• Vem ansvarar för valet av lösningar för anpassning av arbetet?
• Vem samarbetar ni med när ni väljer lösningar för anpassning av arbetet?

Fas 5. Genomför lösningarna 

Vanligtvis ansvarar chefen för det praktiska genomförandet av anpassningen av arbetet. Hens uppgift är att planera ändringar och nödvändiga anskaffningar. För att planera och genomföra ändringarna kan chefen få stöd av personalförvaltningen, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården. Handikapp- och patientorganisationerna kan också ge information om lösningar för anpassning av arbete med anknytning till olika sjukdomar och skador.  

Chefens uppgift vid bearbetningen av arbetet kan vara att

• delta i valet av redigeringslösningar och anskaffningar
• som representant för arbetsgivaren ansöka om stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen
• komma överens med arbetstagaren om hur länge anpassningen av arbetet ska pågå
• komma överens med arbetstagaren om hur anpassningen av arbetet ska informeras inom arbetsgemenskapen. Chefen kan inte berätta om arbetstagarens hälsotillstånd och orsakerna till frånvaron om inte arbetstagaren ber chefen berätta.
• introducera arbetstagaren till exempel i användningen av en ny arbetsmetod eller ett nytt arbetsredskap 
• informera arbetsgemenskapen om anpassningen av arbetet, dess inverkan på andras arbete samt om arbetsgemenskapens möjlighet att stöda en lyckad anpassning.

Faktorer som främjar och förhindrar anpassning av arbetet 

Chefen ska identifiera faktorer som främjar och förhindrar anpassning av arbetet. De kan gälla anpassningen av arbetet, arbetstagaren, arbetet eller arbetsplatsen (Figur 23, Tabell 6).

Verkställandet av anpassningen av arbetet kan stödjas genom att utnyttja olika verktyg och verksamhetsmodeller. Ta del av verksamhetsmodellerna i avsnitt 1 informationspaketet.  

Mål	Främjande och förhindrande faktorer	Verktyg som stöd för verkställandet
Arbetstagare	arbetstagarens kunskap om anpassning av arbete arbetstagarens förmåga att motivera sina egna behov öppen växelverkan och förtroende mellan arbetstagare och chef	arbetsplatsens egna verksamhetsmodeller och verktyg kommunikation och information på arbetsplatsen
Arbete	innehållet i, kraven i och möjligheter till anpassning av arbetsuppgifter beskrivs tydligt	uppgiftsbeskrivning arbetsbeskrivningsblanketter
Arbetsplats	arbetsgivarens och arbetsgemenskapens attityder arbetsgivarens engagemang och beredskap för anpassning av arbetet samarbetsnätverk	verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet används kommunikation och information platsannonser strategiska riktlinjer på arbetsplatsen nätverksledning, nätverksverktyg
Faktorer i anslutning till anpassning av arbetet	olika aktörers kunskap om anpassning av arbetet och finansieringsmöjligheter för lösningarna kostnader för anpassning av arbetet tidigare genomförda lösningar och nyttan av dem	verksamhetsmodell för anpassning av arbetet: video och handbok planeringsblankett för anpassning av arbetet utbildning i anpassning av arbetet

Fas 6. Följ upp och utvärdera

Uppföljningen och utvärderingen sker från fall till fall och ska överenskommas skriftligt. I bedömningen är det bra att samla in information om vilken nytta arbetstagaren har haft av anpassningen av arbetet och om lösningarna har varit tillräckliga. Dessutom är det bra att utvärdera hur processen för anpassningen av arbetet har genomförts. Företagshälsovården följer upp och utvärderar vid behov hur anpassningen av arbetet har påverkat arbetstagarens arbetsförmåga och utförandet av arbetet.

Informationen från utvärderingen kan utnyttjas på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Det kan finnas behov av anpassning av någon annan arbetstagares arbete. Man kan också ta modell av lyckade lösningar när man planerar nya lokaler, processer eller funktioner på arbetsplatsen.

Roller och ansvar

Uppföljningen och utvärderingen av anpassningen av arbetet kan göras på arbetsplatsen i samarbete med chefen, arbetstagaren, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården.  

Chefen ansvarar för

• uppföljning och utvärdering i samarbete med arbetstagaren och arbetsgemenskapen av hur arbetet förändras med tanke på serviceprocessen, produktionsprocessen, arbetshälsan och samarbetet 
• rapportering till personaltjänsterna och kommunicera med arbetsgemenskapen 
• sektorsövergripande samarbete med organisationens ledning, personaladministrationen, arbetarskyddspersonalen, företagshälsovården och serviceproducenterna inom rehabiliteringen.  

Arbetstagaren ansvarar för

• informering av chefen och vid behov för företagshälsovården hur det anpassade arbetet löper, om de genomförda lösningarna är tillräckliga och om det finns behov av introduktion eller annat stöd.  

Arbetarskyddspersonalens ansvarar för  

• säkerställandet av att det anpassade arbetet inte medför säkerhetsrisker för arbetstagaren själv, andra arbetstagare eller kunder.  

Företagshälsovården ansvarar för

• uppföljning och främjande av arbetstagarens möjligheter att klara sig i arbetet 
• utvärderingen och uppföljningen av arbetstagarens hälsa. 

Genomförande av utvärderingen

Utvärderingen ska inledas direkt när man har fattat beslut. Då kan beslut ändras eller kompletteras vid behov. På arbetsplatsen kan man också komma överens om en försöksperiod för anpassning av arbetet. Utvärderingen kan fortsätta inom ramen för normal ledning av arbetsförmågan och ärendet kan också behandlas i utvecklingssamtal. Om syftet är att följa upp arbetstagarens möjligheter att stanna kvar i arbetet är en lämplig uppföljningstid enligt forskning minst ett år.t

Data från utvärderingen kan samlas in genom diskussioner, enkäter och observationer av arbetstagarens arbete. Vid utvärderingen av fördelarna och processen av anpassningen av arbetet kan till exempel följande frågor användas:  

• Vilka konsekvenser har anpassningen av arbetet haft för arbetstagarens arbete och fortsatta arbete?  
• Hur har lösningarna för anpassningen av arbetet stött arbetstagarens arbetsförmåga?  
• Hur tillräckliga och ändamålsenliga har de genomförda lösningarna varit och borde något ändras?  
• Hur har lösningarna påverkat andra arbetstagares arbete och belastning?  
• Hur genomfördes processen för anpassningen av arbetet och borde något ha gjorts annorlunda?  

Exempel på indikatorer:  

• Hur många arbetstagares arbete har anpassats?  
• Under hur lång tid pågår anpassningen av arbetstagarnas arbete?  
• Vilka konsekvenser har anpassningen av arbetet haft på serviceprocesserna, produktionsprocesserna eller arbetstagarnas sjukfrånvaro?