3.3 Observation av frågor relaterade till arbetsförmåga och uppmärksammande

När du som chef eller arbetsgivare upptäcker problem i arbetsgemenskapens eller arbetstagarens arbetsförmåga eller produktivitet ska du tänka på och utreda följande:

1. Är arbetet meningsfullt ur de anställdas och arbetsgemenskapens synvinkel? Känner alla till målen för sitt arbete?
2. Har de anställda och arbetsgemenskapen ett tillräckligt kunnande för uppgifterna? Är arbetsmängden lämplig?
3. Är de anställdas hälsa tillräcklig för att utföra arbetet?
4. Stödjer arbetsmiljön arbetet fysiskt, psykosocialt och organisatoriskt?
5. Finns det andra faktorer som påverkar situationen?

Med en fysisk arbetsmiljö avses här bland annat arbetsredskap och arbetslokaler. Med psykosocial arbetsmiljö avses bland annat atmosfären på arbetsplatsen, arbetets psykiska belastning, sociala relationer på arbetsplatsen och samtalston. Med en organisatorisk arbetsmiljö avses bland annat rättvist ledarskap, sätt att organisera arbetet, arbetstider, arbetsrotation och nätverk för arbetets utförande. 

Om du identifierar problem efter utredningen ska du diskutera dem med arbetsgemenskapen eller din anställda. 

Hur har vi det? 

På många arbetsplatser samlar man in information om hur man klarar sig i arbetet genom bland annat personalenkäter, utvecklingssamtal, uppföljning av arbetstid och sjukfrånvaro, arbetsplatsens egen riskbedömning, arbetsplatsutredningar samt företagshälsovårdens rapporter. Utgående från resultaten väljs förebyggande, utvecklande och reagerande åtgärder för arbetet och arbetshälsan. Arbetspensionsanstalterna har egna anvisningar för chefer och arbetsgivare om hur de insamlade uppgifterna kan utnyttjas för en gemensam utveckling.

Tidig omsorg, uppföljning av sjukfrånvaron och att föra dem på tal är viktigt både för de anställda och för företagets verksamhet och ekonomi.

Chefen och arbetsgivaren har också tillgång till andra planer eller verksamhetsmodeller, till exempel

• verksamhetsplanen för arbetarskyddet
• verksamhetsplanen för företagshälsovården
• företagshälsovårdens arbetsplatsutredningar (grundutredning, riktad utredning såsom arbetsplatsbesök)
• arbetsplatsens välfärdsplan.

För arbetsförmågan på tal på arbetsplatsen

Chefernas och de anställdas positiva inställning till samtal om frågor rörande arbetsförmågan och en fungerande växelverkan på arbetsplatsen främjar arbetstagarens välbefinnande och kan indirekt minska arbetstagarens sjukdomsfrekvens och besök inom hälso- och sjukvården.

Arbetstagaren har rätt och ansvar att framföra oron över sin egen arbetsförmåga och sitt behov av tidigt stöd. Chefens lyssnande och uppmuntrande inställning gör det möjligt att hitta fungerande lösningar tillsammans med arbetstagaren.

• Kom ihåg att arbetstagaren själv är den bästa experten på sin arbetsförmåga. 
• Diskutera tydligt och begripligt. Ge arbetstagaren utrymme att tala om eventuella bekymmer och rädslor. Ställ öppna frågor för att främja samtalet, till exempel: ”Hur har du haft det?”  
• Ge arbetstagaren en upplevelse av att hen blir hörd, visa förståelse och sträva efter att upprätthålla växelverkan även om du inte alltid skulle kunna uppfylla arbetstagarens önskemål. 
• Använd kommunikationsmedlen mångsidigt men för ändå om möjligt en dialog ansikte mot ansikte. Dela även små framgångar med alla. Stå för dina ord. 
• Lyssna och försök förstå den andra. 
• Kom ihåg att motivera orsakerna till och följderna av ändringen för arbetstagaren. 

Chefen och arbetsgivaren ansvarar för att föra på tal frågor om arbetsförmåga med arbetstagaren så tidigt som möjligt (Figur 11). Om man skjuter upp diskussionen kan det leda till att situationen försvåras vilket gör det svårare att vidta korrigerande åtgärder.

Samtalet ska föras i ett lugnt utrymme på arbetsplatsen med hjälp av modellen för att föra saker på tal som skapats på arbetsplatsen och en eventuell mall för promemoria. Det är bra att skapa en promemoria för varje diskussion som båda parterna undertecknar.

Arbetsplatsutredningen utgör grunden för företagshälsovårdens verksamhet som stödjer arbetsförmågan

Planeringen av företagshälsovårdens verksamhet ska basera sig på en arbetsplatsutredning. I arbetsplatsutredningen ska man bedöma hälsoriskerna och -skadorna som arbetet, arbetsmiljön och arbetsgemenskapen medför, belastningsfaktorerna och å andra sidan resursernas betydelse för hälsan samt deras inverkan på arbetsförmågan. Chefen och arbetsgivaren ska vara aktiva parter i utredningsprocessen på arbetsplatsen och dessutom motivera arbetsgemenskapen och andra eventuella intressentgrupper att delta även med tanke på arbetsförmågan.

Utgående från det behov som har observerats i grundutredningen kan arbetsplatsutredningar också genomföras som riktade utredningar. Ett exempel på en riktad utredning är en metod som utgår från arbetsverksamheten. En metod för arbetsplatsutredning som utgår från arbetsverksamheten är nyttig i synnerhet när psykosocial belastning har identifierats på arbetsplatsen. I en sådan riktad utredningsprocess på arbetsplatsen får arbetsgemenskapen hjälp av aktörerna inom företagshälsovården med att identifiera faktorer som orsakar belastning i arbetet och försämrar arbetets smidighet samt hitta lösningar för att minska störningsbelastningen.

De åtgärdsförslag som lyfts fram i arbetsplatsutredningen och som grundar sig på de behov som identifierats på arbetsplatsen utgör grunden för en plan som styr verksamheten och som ska uppdateras regelbundet.