Näkökulma 3: Työkalut ja järjestelmät

Kolmas näkökulma on työkalut ja järjestelmät erityisesti, mutta ei pelkästään, henkilöstöjohtamisen näkökulmasta.

Digitaalinen HR-järjestelmä on nimensä mukaisesti digitaalinen järjestelmä tai alusta, joka on tarkoitettu henkilöstötiedon hallintaan ja henkilöstötoimintojen hallinnointiin ja koordinointiin. HR-järjestelmän tärkeimpinä ominaisuuksina nähdään yleensä helppokäyttöisyys, integrointimahdollisuus ja päivitettävyys. Yrityksen koon kasvaessa on tyypillistä, että henkilöstötiedon hallinnan vaatimukset kasvavat samoin kuin odotukset HR-prosesseihin liittyvästä dokumentaatiosta. HR-tiedolla raportointiin ja analytiikkaan kiinnitetään nykyään myös entistä suurempaa huomiota.

Työkalujen ja järjestelmien aloittelijatasolla yrityksessä saattaa olla ylikorostuneet odotukset digitaalisaatiosta tai käytännöllisesti katsoen digitalisaation puute. Ei ole lainkaan harvinaista, että vielä 2020-luvulla henkilöstön tietoja käsitellään pääosin Microsoft Excelillä eikä varsinaista digitaalista HR-järjestelmää ole käytössä (Noponen ym. 2023). Microsoft Officessa on monta asiaa sovitettu yhteen, mutta katselemalla ympärilleen ja kuuntelemalla muiden kokemuksia Excel-tiedostot voi vaihtaa moderneihin järjestelmiin, jotka mukautuvat lakien ja sopimusten mukaisiksi vaivatta, ja toimivat synkronoidusti kassa-, varasto- ja käyttäjäjärjestelmien kanssa.

Edistyneellä tasolla yrityksen ja henkilöstön strategiset tarpeet on otettu huomioon, ja on otettu askeleita järjestelmien ja työvälineiden päivittämiseksi huomioiden myös lähitulevaisuuden tilanteita (esimerkiksi kansainvälistyminen ja kasvu?). Digitaalisen HR-järjestelmää hyödynnetään myös yrityksen toiminnan kehittämisessä, eli HR-analytiikkaa hyödynnetään.

Ammattilaistasolla nähdään molempien digitalisaation ja yrityksen välittömien strategisten tarpeiden yli ja ennakoidaan ajassa kestävien periaatteiden merkitystä. Digitaalisen henkilöstöjohtamisenkin kannalta työkalut ja järjestelmät palvelevat kuitenkin lopulta ihmiselle tärkeitä asioita kuten vuorovaikutusta ja luottamusta. Millaiset HR-järjestelmät ja ratkaisut mahdollistavat yhteistyön ja luottamuksen, jota perinteinen hierarkinen organisaatio ei välttämättä pysty tarjoamaan?