Peruslaskenta Excelillä
Tässä osiossa opit suorittamaan peruslaskentaa Excelillä. Hyödynnämme yksinkertaisia soluviittauksia sekä MAKS, MIN ja KESKIARVO kaavoja. Opit samalla luomaan automaattisesti laskevan taulukkopohjan ja kaavojen kopioinnin.
Esimerkkinä tuotamme yksinkertaisen palkkalaskentataulukon, joka laskee työntekijän tuntimäärien perusteella maksettavan palkan suuruuden (katso kuva alla).
Uuden työkirjan luominen
Avaa Excel ja valitse Aloitus-välilehdeltä tyhjä työkirja.
Lisätään sisältö: Työntekijät, tunnit, palkat
Luo tämän sivun ensimmäisen kuvankaappauksen mukaan otsikot ja sisältö. Sarakkeiden A-E riville 6 tulee otsikot: Työntekijän numero, Nimi, Tuntipalkka, Tehdyt työtunnit ja Palkka. Voit halutessasi vaihtaa solujen taustaväriä, fonttia ja tekstin väriä Aloitus-välilehdeltä.
Lisää otsikoiden alle (sarakkeet A-E) rivistä 7 lähtien kuvitteellisten työntekijöiden tietoja sarakkeen otsikon mukaan. Voit halutessasi kopioda aluksi ensimmäisen kuvankaappauksen mukaiset tiedot, jotta voit varmistaa kaavojesi toimivuuden.
Palkkojen laskeminen
Seuraavaksi lasketaan jokaisen työntekijän palkka kertomalla tuntipalkka tehdyillä työtunneilla. Laskeminen suoritetaan E-sarakkeessa, jossa otsikkona toimii ”palkka”.
Excelissä soluihin lisätään tekstiä, numeroita ja erilaisia kaavoja. Kaavoihin voit syöttää soluviittauksia, joka nopeuttaa suurempien työkirjojen hallintaa, vähentää virheitä ja lisää selkeyttä.
Tässä kohdassa harjoittelemme käyttämään soluviittausta. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjoitamme kaavaan solun sijainnin, josta tieto kerätään kaavaan. Eli esimerkiksi solussa C7 on tuntipalkka, joka on kuvankaappauksen mukaisesti 30,19€. Solussa D7 on tieto tehdyistä työtunneista (41 tuntia). Sen sijaan, että kirjoitamme käsin soluun E7 kaavan =30,19*41 , käytämme soluviittausta C7*D7.
Luo soluun E7 kaava: =C7*D7
Koska käytämme nyt soluviittausta, voimme kopioda tämän kaavan koskemaan myös muita rivejä samalla sarakkeella. Tämä tarkoittaa sitä, että kun kopioimme kaavan seuraavalle riville, muuntaa Excel =C7*D7 kaavan muotoon C8*D8. Eli kun kopioit kaavan sarakkeella y-akselin mukaisesti, kaavassa numeron arvo muuttuu +/-1.
Kokeile kaavan kopiointia seuraavalle riville klikkaamalla solua C7, jossa kaava on. Klikkaa ja pidä pohjassa aktiivisen solun oikeassa alalaidassa olevaa neliötä ja vedä kursoria alaspäin. Päästä irti kun olet kopioinut tarvittavan määrän kaavaa eteenpäin.
Kuten huomaat, kaava laskee kertolaskuja samalla tavalla C7 solussa kuten myös C10 solussa. Huomioi, että jos kopioit kaavaa vasemalle tai oikealle (x-akseli), muuttuu kaavassa numeron sijaan kirjain (sarake!). Eli jos kokeilet C7 solun kaavan kopiointia oikealle, muuttuu kaavassa C7 muotoon D7.
Voit halutessasi muuntaa palkkasarakkeen tiedot euroiksi Aloitus-välilehdeltä. Kohdassa Numero, löytyy setelin näköinen pudotusvalikko, jonka nimi on ”Kirjanpidon lukumuoto”. Valitse täältä haluamasi valuutta.
Kaavojen Suurin, Pienin ja Keskiarvo lisääminen
Lopuksi harjoitellaan MAKS, MIN ja KESKIARVO kaavojen käyttöä sekä soluviittausta pisteiden A ja B välillä. Edellisessä esimerkissä teit kaavan, joka kertoo kaksi solua yhteen. Seuraavaksi harjoitellaan käyttämään kaavaa, joka etsii sarakkeen kaikista luvuista tietyn arvon – eli emme kopio kaavaa alas tai ylös! Tämä on hyvin yleistä esimerkiksi SUMMA-kaavan kanssa, joka laskee lukuja yhteen. Tällä kertaa kuitenkin etsitään suurin ja pienin arvo sekä lasketaan palkkojen keskiarvo.
Ennen kuin siirryt kaava kerrallaan suorittamaan harjoitetta eteenpäin, kerrataan vielä mitä ollaan tekemässä.
Tehtävänäsi on
- Etsi solussa suurin arvo seuraavissa soluissa: C2 (Tuntipalkka), D2 (Tehdyt työtunnit) ja E2 (Palkka)
- Etsi solussa pienin arvo seuraavissa soluissa: C3 (Tuntipalkka), D3 (Tehdyt työtunnit) ja E3 (Palkka)
- Laske keskiarvo seuraavissa soluissa: C4 (Tuntipalkka), D4 (Tehdyt työtunnit) ja E4 (Palkka)
MAKS-kaava:
MAKS-kaava palauttaa sinulle tiedon suurimmasta luvusta annettujen lukujen joukosta. Kaavaa voit käyttää seuraavalla tavalla:
MAKS(luku1;luku2;luku3)
MAKS(Alueen_alkupiste_1:Alueen_loppupiste2)
MAKS(luku1;luku2;luku3;Alueen_alkupiste_1:Alueen_loppupiste2)
Kuten huomataan kaavaan voit syöttää lukuja monella eri tapaa. Ensimmäisessä vaihtoehdossa syötetään jokainen luku yksikerrallaan. Luvut erotetaan toisistaan ; -merkin avulla. Luvun voi syöttää käsin tai käyttämällä soluviittausta.
Seuraavassa tavassa annetaan alueen koordinaatit eli alku ja loppu. Tätä hyödynnetään tässä tehtävässä. Eli voit syöttää esimerkiksi kaikki lisäämäsi tuntipalkat kerralla kaavaan ja se etsii sieltä suurimman tuntipalkan. Meidän esimerkiissä suurimman tuntipalkan löytäminen tarkoittaisi kaavana =MAKS(C7:15). Huomaa, että alku- ja loppupisteen välissä käytetään kaksoispistettä kertomaan mistä mihin asti lukuja tarkastellaan.
Kokeile lisätä soluun C2 tämä äsken luotu kaava. Kun saat sen toimimaan, koita tehdä sama myös soluihin C3 ja C4.
MIN-kaava:
Katso ensin MAKS-kaavan ohjeet. Sama idea toimii myös tässä kaavassa. Eli aloita D2 solusta ja syötä siihen MIN-kaava soluviittauksia hyödyntäen.
KESKIARVO:
Katso ensin MAKS-kaavan ohjeet. Sama idea toimii myös tässä kaavassa. Eli aloita E2 solusta ja syötä siihen KESKIARVO-kaava soluviittauksia hyödyntäen.
Materiaalista suoritettu
Materiaalista suoritettu