3. Kestävät hankinnat

Hankinnan rooli liiketoiminnassa ja organisaation tekemisessä on kasvanut merkittäväksi. Hankintojen osuus liikevaihdosta on keskimäärin yli 50%. Joissakin organisaatioissa se on jopa 80-90%. Nykyaikainen hankinta ei kuitenkaan ole enää vain kustannusten hallintaa ja säästämistä, se on vahva osa menestyvää organisaatiota. Hankinta on ulkoisten resurssien ammattitaitoista hallintaa.

Kestävät hankinnat – kokonaisuudessa opit ymmärtämään hankinnan roolin ja merkityksen kuljetusyrityksen liiketoiminnassa. Opit tunnistamaan yrityksellesi merkityksellisimmät hankinnat ja saat työkaluja niiden kehittämiseen. Ymmärrät, kuinka hankinnat vaikuttavat organisaation kestävän kehityksen tavoitteisiin. Lisäksi opit pohtimaan hankintaa kuljetuspalvelua ostavan organisaation näkökulmasta.

Teema 1: Hankinnan rooli ja merkitys

Ensimmäisessä teemassa käsittelemme hankinnan roolia ja merkitystä. Tämän teeman oppimistavoitteena on saada ymmärrys hankinnan roolista ja merkityksestä organisaatiossa ja liiketoiminnassa. Samalla opitaan hankinnassa käytettäviä termejä ja käsitteitä. Teemassa perehdytään myös siihen, miten hankintoja tehdään kestävästi. Hankinta on merkittävä osa kestävää ja vastuullista liiketoimintaa. Opimme kuinka hankinnat vaikuttavat yrityksenne kestävän kehityksen tavoitteisiin ja niiden saavuttamiseen.

Hankinnan merkitys

Hankintojen rooli liiketoiminnassa on merkittävä. Yritykset keskittyvät ydinosaamiseen ja muut tuotteet ja palvelut hankitaan parhailta mahdollisilta kumppaneilta eli toimittajilta. Yritykset pyrkivät tunnistamaan, missä me olemme hyviä ja mitä meidän kannattaa tehdä itse? Mitä osaamista meidän tulee ylläpitää ja kasvattaa, että voimme palvella asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla? Samalla yritys päättää, mitkä asiat eivät ole ydinosaamista ja ne tuotteet / palvelut ostetaan ulkoisilta yhteistyökumppaneilta. Yrityksen tehtävä on löytää paras mahdollinen kumppanin näihin. Samalla on tärkeä myös todeta, että meidän ei itse kannata käyttää omia rajallisia resursseja kaikkeen mahdolliseen vaan järkevillä ulkoistuspäätöksillä vapautamme meidän osaamista juuri siihen meidän ydinosaamiseen.

On tärkeä myös hahmottaa, että yritys on osa arvoketjua. Kun yritys kerää ympärilleen nuo ulkoiset yhteistyökumppanit, heidän mukanaan tulee samalla heidän taustajoukot eli toimittajien ulkoiset yhteistyökumppanit. Yrityksen asiakkaalle myyty tuote tai palvelu muodostuu siis pitkistä ketjuista. Arvoketjuista. Siten jokainen organisaatio on osa tällaista arvoketjua. Jokaisella osapuolella on rooli ja merkitys ketjussa. Jokainen luo arvoa.

Koska organisaatiot eivät toimi irrallisina yksikköinä, vaan osana arvoketjuja, kilpailu on siirtynyt arvoketjuihin. Arvoketjut kilpailevat toisiaan vastaan, ja siksi ammattitaitoinen hankintojen johtaminen ja hallinta vaikuttaa suoraan yrityksen kilpailukykyyn. Koska samat toimijat voivat toimia useissa arvoketjuissa, jotka kilpailevat keskenään, esiin nousee kysymykset: ”Kuka osaa valjastaa oman arvoketjun potentiaalin parhaiten? Kun toimittaja on tilanteessa, että priorisointia on tehtävä; Millaisella yhteistyöllä voimme varmistaa, että olemme haluttu asiakas?

Hankinnan taloudellinen merkitys on kiistaton. Lukuisilla toimialoilla hankinnat muodostavat yli puolet liikevaihdosta:

• Teknologiateollisuus jopa 60-80%
• Rakennusteollisuus jopa 90%
• Vähittäiskauppa jopa 60-85%
• Kuljetusala 40-60%
• Lääketeollisuus 25-50%
• Palveluala 10-40%

Kuljetusalalla hankinnat muodostavat merkittävän osan yrityksen kaikista kustannuksista. Esimerksiksi Stat.fi:n mukaan polttoaineet, korjaukset ja huollot, renkaat, pääoman poistot, vakuutusmaksut ja liikennöimismaksut muodostavat noin 48 % kuorma-autoliikenteen kokonaiskustannuksista.

Hankinnan perustermejä

Hankintoja voidaan luokitella suoriin ja epäsuoriin hankintoihin. Suorat hankinnat liittyvät tuotteisiin ja palveluihin, jotka tulevat osaksi asiakkaalle myytävää lopputuotetta tai palvelua. Epäsuorat hankinnat puolestaan tukevat toimintaa, vaikka eivät sisällykään lopputuotteeseen tai -palveluun. Epäsuorien hankintojen osuus yrityksen hankinnoista voi olla keskimäärin jopa 40%.

Yritykset hankkivat tuotteita ja palveluita tai niiden erilaisia yhdistelmiä. Hankittavia tuotteita ja palveluita voidaan jaotella erilaisiin hankintakategorioihin helpottamaan hankintojen kokonaiskuvan hahmottamista ja johtamista. Hankintakategoria on ryhmittely, jossa samankaltaiset hankittavat tuotteet ja palvelut niputetaan yhteen johtamista, kehittämistä ja hallinnointia varten. Hankintakategorioita kuljetusalalla voisi olla esimerkiksi: vuokratyövoima, polttoaineet, korjaus ja huolto, renkaat, investoinnit, vakuutukset ja palvelut.

Hankinnan rooli

Hankinnan keskeisimmät tehtävät ja vastuut ovat:

1. Oikea-aikaisen ja häiriöttömän palvelujen ja materiaalien saatavuuden varmistaminen
2. Kaikkien hankintoihin liittyvien kustannusten valvominen ja pienentäminen
3. Riskienhallinta liittyen toimittajamarkkinoihin ja hankittaviin tuotteisiin / palveluihin
4. Palveluiden ja tuotteiden suunnitteluun, kehittämiseen ja innovointiin osallistuminen
5. Yrityksen/organisaation kestävän liiketoiminnan edistäminen

Yrityksen strategia, liiketoimintaympäristö ja hankinnan maturiteetti vaikuttavat siihen, mitkä yllä olevista tehtävistä ja vastuista toiminnassa korostuu.

Kestävät hankinnat

Vastuullisuus liiketoiminnassa korostuu jatkuvasti. Siksi on tärkeä ymmärtää myös kestäviä hankintoja. Kestävät hankinnat huomioivat taloudellisen-, sosiaalisen- ja ympäristövastuun jokaisessa hankinnan vaiheessa. Erityisesti vastuulliset päätökset hankinnoissa korostuvat toimittajavalinnassa, toimittaja-arvioinnissa sekä sopimuskauden aikaisessa toiminnassa. Kestävät hankinnat edellyttävät osapuolten tiivistä yhteistyötä sekä säännöllistä arviointia ja kehittämistä. Jokainen organisaatio on juuri niin vastuullinen kuin sen arvoketjukin on.

Kuljetuspalveluhankinnoissa asiakkaiden asettamia kestävän kehityksen kriteereitä kilpailutuksissa voivat esimerkiksi olla:

Taloudellisessa vastuussa:

• Omavaraisuusaste
• Nettotulos-%
• Reittisuunnittelu
• Käyttöasteen optimointi
• Oma hinnoittelu vastuullisemmille vaihtoehdoille

Sosiaalisessa vastuussa:

• Henkilöstön osaamisen kehittämisen suunnitelma, esim. taloudellinen ajo
• Työturvallisuus
• Ajo- ja lepoaikojen kunnioittaminen ja todentaminen

Ympäristövastuussa:

• Kaluston päästöluokat
• Hiilijalanjälki
• Suunnitelmat ja toimenpiteet vähäpäästöisyyden edistämiseen
• Palautusjärjestelmät
• Materiaalien uudelleenkäyttö

Teema 2: Hankintojen kehittäminen ja asiakasymmärrys

Hankintojen merkitys ja niiden vaikutus ja vaikuttavuus ohjaa sitä, miten hankintoja kannattaa kehittää. Koulutuskokonaisuuden toisessa teemassa tutustutaan yrityksen erilaisiin hankintakategorioihin sekä niiden tyypillisiin kehityssuuntiin. Tätä kutsutaan hankinnan portfolioksi. Hankintoja pohditaan myös asiakkaan näkökulmasta. Mihin kategoriaan yrityksen tarjoamat palvelut sijoittuvat asiakkaan hankintaportfoliossa? Mihin asioihin tällöin kannattaa kiinnittää huomiota?

Tämän teeman oppimistavoitteena on siis ymmärtää hankinnan portfolio ja millaisia tyypillisiä kehityskohteita hankinnan portfolion eri kategorioihin kuuluu. Ymmärrät, kuinka ne näkyvät hankinnassa isossa kuvassa sekä toimittajatasolla.

Hankinnan portfolioanalyysi

Toimittajamarkkinoiden tilanne ja hankittavien tuotteiden ja palveluiden strateginen merkitys vaikuttavat siihen, miten hankintoja kannattaa johtaa. Näitä kysymyksiä tarkastellaan usein portfolioanalyysin avulla. Hankinnan portfolioanalyysi on työkalu, jota hyödynnetään hankintojen johtamisessa ja kokonaiskuvan ymmärtämisessä. Työkalu on toimiva, koska sitä voidaan hyödyntää yrityksen hankinnoissa monella eri tasolla. Sillä voidaan katsoa hankintaa strategiselta tasolta, jolloin tarkastelu ja päätökset tehdään hankintakategoriatasolla. Lisäksi työkalua voidaan hyödyntää taktisella tasolla, esimerkiksi yksittäisissä hankintakategorioissa. Näin kyseisestä kategoriasta vastaava henkilö, osaa johtaa, ohjata ja priorisoida omaa tekemistään.

Työkalun avulla voidaan myös kasvattaa asiakasymmärrystä. Kuljetusalalla voidaan pohtia, miten oma asiakkaalle tarjottu palvelu asemoituu asiakkaan hankintaportfolioon ja millaisia kehitystoimenpiteitä on yhteistyössä mahdollisesti odotettavissa. Voidaan myös pohtia sitä, miten omaa toimintaa ja palvelua voidaan kehittää siten, että se siirtyy asiakkaan hankintaportfoliossa eri segmenttiin.

Peter Kraljicin kehittämä portfolioanalyysi jakaa hankittavat tuotteet ja palvelut kahden ulottuvuuden perusteella: taloudellinen vaikutus ja toimittajamarkkinoiden hallittavuus. Tuloksena syntyy nelikenttä, jossa hankinnat luokitellaan rutiinituotteisiin, volyymituotteisiin, pullonkaulatuotteisiin ja strategisiin tuotteisiin. Rutiinituotteissa prosessien automatisointi on keskeistä. Volyymituotteiden kohdalla korostuu kilpailuttaminen. Pullonkaulatuotteiden osalta riskienhallinta on kriittistä. Strategisissa tuotteissa yhteistyö ja kumppanuudet nousevat keskiöön.

Kuvalähde: Nieminen. S, 2025

Portfolioanalyysin tavoitteena on ohjata hankintastrategioita kullekin luokalle sopivaan suuntaan. Rutiinihankinnoissa voidaan hyödyntää sähköisiä ratkaisuja ja automatisointia. Volyymihankinnoissa kilpailuttaminen ja volyymietujen hyödyntäminen ovat keskeisiä. Pullonkaulahankinnoissa on turvattava saatavuus ja etsittävä vaihtoehtoja. Strategisissa hankinnoissa korostuvat pitkäjänteinen kumppanuus, avoin kommunikaatio ja yhteinen kehittämistyö.

Hankinnat haltuun

Hankintojen kehittäminen kuljetusyrityksissä edellyttää kokonaiskuvan hallintaa: mitä hankitaan, keneltä, kuinka paljon ja millaisin sopimuksin? Spend-analyysi sekä prosessien mallintaminen auttavat tunnistamaan merkitykselliset hankinnat, hankintakategoriat ja kumppanit sekä löytämään kehittämisalueita. Pitkäjänteinen kehittäminen sisältää kumppanuuksia, sopimuksia, kilpailuttamista, mittaamista ja analysointia. Lisäksi organisaation hankintaosaamisen vahvistaminen on olennainen osa kehitystä.

Vastuulliset hankinnat muodostavat yhä tärkeämmän osan yrityksen liiketoimintaa. Kestävä kehitys huomioidaan taloudellisen, sosiaalisen ja ekologisen vastuun näkökulmista myös hankinnoissa. Vastuullisuuden huomioiminen ovat olennainen osa aina hankinnan alkuvaiheesta prosessin loppuun saakka. Toimittajavalinnassa ja yhteistyössä korostuvat eettiset toimintatavat, esiauditoinnit, toimittajien itsearvioinnit, varsinaiset auditoinnit sekä tulosten ja kehityskohteiden seuranta. Vastuullinen toimittajayhteistyö rakentuu avoimen kommunikaation, luottamuksen ja yhteisen kehittämisen pohjalle. Näissä tukee systemaattisuus, perehdyttäminen, kouluttaminen, ohjus ja tuki. Näiden avulla voidaan tehdä entistä kestävämpiä hankintoja.

Lähteet:

Lammintaus, H., 2020, Vastuullisuuden nykytila tavaraliikenteen tiekuljetushankinnoissa, Traficomin tutkimuksia ja selvityksiä

Nieminen, S., 2025, Hyvä hankinta – kestävä bisnes, Alma Insights

Stat.fi

Kuva: Adobestock