Työkalut ja järjestelmät: ammattilainen

Järjestelmien hierarkisuus, tietosuoja ja rakentavaa vuoropuhelua

Ammattilaisuudesta digitaalisen henkilöstöjohtamisen työkalujen ja järjestelmien käytössä saattaa tuoda ensimmäisenä mieleen algoritmit ja tekoäly aktiivisena osaa yrityksen henkilöstöjohtamista. Algoritmeihin ja tekoälyyn liittyy paljon kiistanalaisia asioita. Tästä syystä ammattilaisuus työkalujen ja järjestelmien suhteen on ennemminkin vahvaa ymmärrystä yrityksen strategian ja henkilöstön kannalta sopivien työkalujen ja järjestelmien hyödyntämisestä.

Tekoälyä ja ns. algoritmijohtamista käsittelevästä DigiHR -hankkeen 15.12.2022 järjestetystä webinaaritallenteesta voi perehtyä aiheeseen syvemmin:

Ammattilaisuus on siis kokonaisvaltaisuutta, ja sitä, että yrityksessä tunnistetaan luottamuksen merkitys ja eletään yrityksen strategiaa todeksi itsevarmalla tavalla. Nykypäivän työelämässä itseohjautuvuus on yksi ajankohtaisista trendeistä, josta välittyy luottamuksen merkitys. Itsenäisten ja osaavien työntekijöiden tiimipohjaisesti täyttämässä yrityksessä digitaalisten järjestelmien luomat puitteet voivat kuitenkin tuottaa uusia ongelmia, jotka johtuvat järjestelmien ja alustojen syvärakenteista nousevista arvojärjestyksistä eli hierarkiasta.

Seuraavaksi hankkeen asiantuntijan kirjoittama kertomus, jossa piilee digitaalisen henkilöstöjohtamisen tulevaisuutta koskeva haaste ja opetus:

HR-järjestelmä yritti pakottaa hierarkiaan

Erään yrityksen johto oli tietoinen siitä, että yksi järjestelmä ei ole vastaus kaikkiin kysymyksiin, eikä täydellisyyttä kannata lähteä tavoittelemaan. HR-järjestelmä kuitenkin tarvittiin ja listalta oli helppoa rastittaa pois ne, jotka aiheuttivat kauhunväristyksiä aiemmista työelämän kokemuksista.

Listasta tuli lyhyt. Mutta sieltä kuitenkin löytyi uutuuttaan hohtava järjestelmä, jonka käytettävyys teki vaikutuksen ja josta sai kuulemma hirveästi erilaisia raportteja. Siitä kun saatiin vielä pilottitarjous, niin kättä päälle ja pakettiin.

Käyttöönottovaiheessa oli muita kiireitä ja kaikki eivät ehtineet olla mukana jokaisessa palaverissa. Oli kuitenkin vahva fiilis, että porukka on sen verran näppärää tietokoneiden kanssa, että kyllä se siitä. Hohtava järjestelmä ilmestyi kuvakkeena työpöydälle. Ei tosin kaikkien työpöydille, sillä jos sitä nyt kuitenkin kokeiltaisiin ensin perustajaosakkaiden kesken.

Kun HR-päällikkö rekrytoitiin vuosia myöhemmin, hän totesi kiinnostuneena, että HR-järjestelmä on ainoastaan palkanlaskijan aktiivisessa käytössä. Joku muukin oli sieltä joskus raportin turauttanut ulos, mutta ilmeisesti dataa oli niin vähän, että kovin ihmeellisiä kuvioita raportille ei muodostunut.

HR-päällikkö ryhtyi tomerasti toimeen ja halusi ottaa järjestelmän laajasti käyttöön. Hyvin nopeasti hän totesi, että hierarkkinen organisaatiorakenne oli ainoastaan järjestelmässä, ei heidän organisaatiossaan. Tiimit toimivat itseohjautuvasti, tukenaan useitakin coacheja. HR-järjestelmään pystyi luomaan tiimejä, mutta niille pystyi nimeämään ainoastaan yhden esihenkilön.

Ehkä tiimejä ei tarvita, HR-päällikkö pohti. Tiimit muutenkin muuttuvat jatkuvasti tilanteiden mukaan. Hän kuitenkin halusi, että coachit keräisivät pikkuhiljaa henkilöiden osaamisia järjestelmään niin, että jokainen voisi hakusanalla löytää henkilön, jolla on tietty osaaminen hallussa. Se hyödyntäisi silloin koko henkilöstöä. Näin avoimesti ei voi kuitenkaan toimia, sillä järjestelmän hierarkian mukaan vain tiimin esihenkilö voi nähdä osaamiset. Varmaan jo itsekin mietit, että noin avoimessa organisaatiossa voisi jokaiselle antaa esihenkilö-oikeudet, sillähän se olisi kuitattu. Näin HR-päällikkökin järkeili, mutta siinä tuli vastaan GDPR, sillä laajoilla oikeuksilla kaikki näkisivät jokaisen henkilökohtaiset tiedot, henkilötunnuksesta alkaen.

Tarinan voi lukea kokonaisuudessaan Henry ry:n blogista, mutta mikä on tarinan opetus? Yksi päätelmä on, että oikeastaan koko asiassa on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta. Kun ihmiset sopivat asioista, keskustelevat, suunnittelevat ja ryhtyvät toimeen, luottamus ja avoimuus ovat ratkaisevan tärkeitä asioita. Millä tavoin yrityksen toiminnassa korostuvat nämä asiat?

HR-järjestelmä, ja tyypillinen henkilöstöjohtaminen ovat usein hierarkisia eli ne olettavat arvojärjestyksen yrityksen sisällä erityisesti niiden välillä, jotka hallitsevat tietoa ja joiden tietoja hallitaan (esim. Townley, 1993). Digitaalisen HR:n ammatilaisuuteen kuuluu kokonaisvaltaisuus mukaan lukien kriittinen tarkastelu henkilöstöjohtamisen käytäntöihin.

Nykypäivänä on lisäksi välttämätöntä kiinnittää huomiota yksityisyyden suojaan ja tietoturvaan (GDPR). Onneksi on esimerkiksi tietosuojavaltuutettu, jolta yksityishenkilöt ja organisaatiot voivat saada neuvoa näiden asioiden kanssa.

Ei ole siis vähäpätöinen asia pohtia sitä millä tavalla yrityksessä harjoitetaan vuoropuhelua yrityksen sidosryhmien kesken, ja millaisilla työkaluilla ja järjestelmillä vuorovaikutusta, ja yrityksen tavoitteita pyritään saavuttamaan.

Vuorovaikutuksen ohjeistusten suhteen ei ole syytä keksiä pyörää uudestaan. Erätauko-menetelmä on kiitelty työkalu kuuntelevan ja turvallisen vuorovaikutuksen mahdollistamisessa:

rakentavan-keskustelun-pelisaannot_a4_eratauko-saatio_tulostettava Lataa

Turvallinen luottamuksen ilmapiiri ei ole itsestäänselvyys, mutta sen saavuttamisella voidaan saada aikaan työnimua, tuottavuutta, ja luovuutta, jotka ovat tärkeässä roolissa yrityksen strategisessa kehittämisessä muuttuvassa maailmassa.

Lopuksi

DigiHR -hankkeen (ESR) toteuttamassa tutkimuksessa (Noponen ym. 2023) todettiin, että digitaalinen henkilöstöjohtaminen on vasta ottavamassa muotoaan suomalaisissa pk-yrityksissä. Nyt on siis erinomainen aika perehtyä luottamuksen rakentamiseen ja yritykselle sopivien ratkaisujen etsimiseen.

Erilaiset työkalut ja järjestelmät ovat kiistatta avuksi, mutta syitä varovaisuuteen on paljon. Hyvä tiimihenki, luottamus, tietosuoja ja turvallisuus painavat vaakakupissa enemmän kuin keskimääräinen HR-järjestelmä tai digitaaliset ratkaisut, jotka eivät anna yritykselle vaihtoehtoja järjestäytyä tavoilla, joita tämä aika tarvitsee.