Työkalut ja järjestelmät: aloittelija

Erilaisia työkaluja ja järjestelmiä on hyödynnetty työskentelyn tehostamisessa jo kauan. Tietokonepohjaiset järjestelmät yleistyivät 1900-luvun aikana, mutta nykypäivän yleisimmät ohjelmistot ovat suurimmilta osin samoja tai ainakin saman nimisiä kuin jo 1990-luvulla. Esimerkiksi Microsoftin Excel, joka on lanseerattu vuonna 1985, on edelleen laajasti käytetty kirjanpito-ohjelma myös henkilöstöjohtamisen asioissa (Noponen ym. 2023). Digitaalisten järjestelmien lisäksi paperipohjainen arkistointi on edelleen tärkeä osa henkilöstön asiakirjojen arkistoinnissa.

Kysymys kuuluu: Miksi muuttaa jotain mikä toimii? Esimerkiksi Microsoftin ohjelmistot ovat yleisiä ja yhteensopivia keskenään, mutta nykypäivänä käytetään lisäksi lukuisia muita ohjelmistoja, joiden formaatit ja tiedostomuotojen yhteensopivuus ja joustavuus voivat olla ratkaisevia työntekemisen sujuvuudessa. Toisin sanoen, organisaatioiden haasteet ja ongelmat voivat liittyä kasvavissa määrin yrityksissä käytettyjen käyttöjärjestelmien ja ohjelmistojen ominaisuuksiin.

Jos yrityksellä ei ole valittua ohjelmistoa ja järjestelmää tilanne on erilainen, mutta joka tapauksessa oikean tai oikeiden työkalujen ja järjestelmien löytäminen on usein yrityksen alasta, koosta ja muista paikallisista olosuhteista ja tilanteista riippuvainen asia.

Aloittelijatasolla työkalujen ja järjestelmien suhteen yrityksellä on enintään perustason kirjanpito-ohjelmisto tai lainvelvoittama henkilöstöasiakirjojen säilytys. Seuraava askel on herääminen vaihtoehtojen kirjoon ja digitaalisen henkilöstöjohtamisen aktiivisempi koordinointi.

Kuten DigiHR -hankkeen (ESR) videosarjassakin, herääminen HR-järjestelmän päivittämistarpeeseen voi tapahtua myös ongelmien kasaantumisen kautta. Videosarjassa käydään läpi erilaisia tilanteita, joita HR-järjestelmän hankinnassa on hyvä käydä läpi. Videosarja löytyy kokonaisuudessaan JAMKin YouTubesta: