Sopiminen ja koordinointi

Toimivalla verkostolla on yhteistyön pelisäännöt, joilla tarkoitetaan niitä periaatteita, joiden mukaan verkostossa toimitaan. Pelisäännöt saattavat kattaa myös erilaisia eettisluonteisia periaatteita. (Suominen ym. 2007.) Osa pelisäännöistä realisoituu käytännön toiminnassa ilman minkäänlaisia sopimuksia. Joistakin asioista on hyvä sopia joko suullisesti tai kirjallisesti. Mitä vakiintuneempaa ja luottamuksellisempaa toiminta on, sitä vähemmän erillistä sopimista tarvitaan. Toisaalta, mitä monimuotoisempaa toiminta on, mitä enemmän verkostossa on toimijoita tai mitä tuoreempaa toiminta on, sitä useammasta asiasta kannattaa sopia yhteistyön varmistamiseksi ja luottamuksen vahvistamiseksi. Nykänen (2009) esittää sovittaviksi asioiksi mm.:

• eri jäsenten roolit ja vastuut,
• toimijoiden roolit ja vastuut,
• yhteistyösuhteet ja yhteistyön vastuut,
• päätöksenteon kanavat ja verkoston johtaminen,
• verkostotyön koordinointi ja sen resurssointi,
• verkoston toiminnan organisoituminen (mm. kokoontumiset, asialistat, dokumentaatio, tiedottaminen),
• päätöksistä viestiminen toimijoille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille,
• pelisäännöt, jotka viestitään kaikille osapuolille toimijoineen.

Toimiva verkosto sopii myös menettelyt, joilla ilmenevät ongelmat ja näkemyserot ratkotaan. Sopiminen ja pelisäännöt synnyttävät nopeaa luottamusta sekä yhteisöllisyytä ja yhteenkuuluvuutta (Suominen ym. 2007).

Verkoston koordinointi ja toiminnan ylläpitäminen ovat myös sopimisen kohteena ja ne on hyvä kirjata verkoston strategiaan. Koordinoinnilla tarkoitetaan mm. työpajojen, tapaamisten, tiedonkulun sekä muun yhteistyön suunnittelua ja edistämistä ajan ja paikan suhteen. Koordinointi on sen varmistamista, että verkoston toimijoiden, toimenpiteiden ja tiedon on mahdollista kohdata oikeaan aikaan oikeassa paikassa. (Järvensivu ym. 2010.) Sosiaalisen median toimijat ovat eritelleet verkoston koordinointiin erilaisia rooleja sen mukaan, mikä on kulloinkin verkoston haaste (Hintikka & Rongas 2012; Mäkelä 2012):

• ”kätilöinti”: käynnistäminen ja alkuvaihe, toimijoiden kokoaminen ja osallistaminen, intressien yhteen saattaminen ja tavoitteiden fokusointi
• fasilitointi: projektiluontoinen toiminta ja tapa tai menetelmä avustaa verkostoa tuottamaan haluttuja tuloksia
• koordinointi: ylläpito ja aktivointi
• moderointi: verkoston valtuutus ohjata tai reivata verkostoa kohti tavoitteita – koordinointia järeämpää aktiivisuutta
• johtaminen: keskittynyt verkosto, jossa yksi tai useampi kriittinen toimija.

Pohdi:

• Mistä kaikista asioista sinun verkostoissasi on sovittu / on sopimuksia?
• Miten sinun verkostoissasi koordinointi on hoidettu?
• Mitä verkostossasi on sovittu koordinaattorin roolista, tehtävistä, vallasta ja vastuusta?