Webinaarin alussa

Valmistautuminen

Varmista etukäteen, että webinaarin aikana käytössäsi on tietokoneen ja internetyhteyden lisäksi rauhallinen tila, USB-liitännäinen headset ja webbikamera. Jos puhujia on kaksi tai useampi samassa tilassa, tarvitset headsetin sijaan konferenssimikrofonin. Jos koet tarvitsevasi teknistä apua istunnon aloittamiseen, varaa tuki paikalle hyvissä ajoin.

  1. Tule hyvissä ajoin, viimeistään puolituntia ennen webinaarin alkua paikalle.
  2. Tee äänten testaus. (Alkuasetukset Connectissa)
  3. Käy läpi käsikirjoitus ja varmista, että tarvittava materiaali on ladattu Connectiin. (Materiaalin esittäminen ja jakaminen)
  4. Viimeistele Connect-huone ja Layoutit sopiviksi. Poista vanhat materiaalit ja tyhjennä chat. (Vakionäkymät ja tilan muokkaus)
  5. Asemoi webbikamera niin, että kuva tulee edestä. Varmista, että selän takanasi on levollinen tausta, ei esimerkiksi ikkunaa, jolloin sinusta näkyy vain ääriviivat.

Aloittaminen

  1. Kun osallistujat tulevat tilaan, toivota heidät tervetulleiksi ja opasta määrittelemään ääniasetukset. (Muista avata ohje näkyviin osallistujille!) Kun osallistuja on määritellyt ääniasetukset, ääniyhteyttä kannattaa vielä kokeilla konkreettisesti juttelemalla muutama sana kunkin osallistujan kanssa. Hyvä tapa on siirtää pienryhmätilaan (Breakoutiin) käyttäjät, jotka ovat onnistuneesti jo saaneet äänensä kuuluviin. He voivat rupatella keskenään ja sinä istunnon vetäjänä pysyt kärryllä, kenellä äänet on kunnossa, kenellä vaatii vielä säätämistä. Jos jollakulla on ongelmia, joita ette saa ratkaistua, älä anna sen viedä aikaa yhteiseltä työskentelyltä.
  2. Jos webinaari tallennetaan, laita tallennus päälle ja tiedota siitä myös osallistujia. (Istunnon tallentaminen)
  3. Kun webinaari alkaa, esittele itsesi ja muut puhujat. Jos kyseessä on ensimmäinen webinaarisi, kerro osallistujille avoimesti, että olet ensimmäistä kertaa puikoissa ja mokiakin voi sattua.
  4. Käy läpi webinaarin sisältö ja aikataulu yleisellä tasolla. Muista mainita myös tauoista.
  5. Kerro webinaarin pelisäännöt:
      • käytetäänkö webbikameroita?
      • miten pyydetään puheenvuoroa: viittaamalla, Raise Hand -toiminnolla, suoraan puhumalla?
      • mitä asioita kirjataan chattiin?
      • mitä tulee tehdä, jos on teknisiä ongelmia (ääni ei kuulu tai yhteys katkeaa)?
      • miten ilmoitetaan muille osallistujille, jos joutuu poistumaan hetkeksi yhteyden ääreltä (viesti chattiin tai tilamerkeillä)?
      • mikrofonit kannattaa mykistää aina kun ei puhu. Tämä vähentää häiritsevää taustahälyä.
      • osallistujia kannattaa pyytää sammuttamaan kaikki muut ohjelmat tietokoneeltaan, jotta heidän on helpompi keskittyä vain tähän asiaan.
  6. Jos webinaarissa käytetään pienryhmiä ja haluat ennalta määritellyn ryhmäjaon, tee ryhmäjako jo tässä vaiheessa.