Tiedotus, ohjeistus, testaus

 Jotta webinaari pääsee alkamaan ajoissa ja mahdollisimman vähällä teknisellä säätämisellä, on enemmän kuin suositeltavaa testata yhteydet etukäteen. Testaus tulisi tehdä niillä välineillä (tietokone, headset, webkamera, internetyhteys) ja siinä ympäristössä, mistä aikoo webinaariin osallistua. Webinaarin vetäjä voi itse järjestää testiajan tai osallistujat voivat hyödyntää JAMKin yleistä testausaikaa. Yhteyden testauksen lisäksi myös kirjautuminen ja järjestelmä tulevat osallistujille tutuksi.

Jos kyseessä on yksisuuntainen webinaari, jossa osallistujat vain kuuntelevat ja osallistuvat chatin kautta, yhteyden testaaminen ennakkoon ei ole niin oleellista kuin vuorovaikutteisen webinaarin osalta.

Muutama päivä ennen webinaaria osallistujille kannattaa lähettää muistutus ja ohjeet webinaariin kirjautumiseen. Ohjeissa tulee olla seuraavat asiat:

  1. Päivämäärä ja kellonaika. Suositus kirjautua hyvissä ajoin etukäteen.

  2. Webinaarihuoneen osoite

  3. Ohjeet webinaariin kirjautumiseen

  4. Osallistujilta vaadittava laitteisto

    • Jos kyseessä on yksisuuntainen webinaari, jossa osallistujat vain kuuntelevat tai osallistuvat tekstipohjaisesti, he eivät välttämättä tarvitse muuta kuin tietokoneen, internetyhteyden sekä jonkinlaiset kaiuttimet tai headsetin.

    • Jos kyseessä on vuorovaikutteinen webinaari, osallistujilta kannattaa vaatia tietokoneen ja internetyhteyden lisäksi myös headset sekä webbikamera. USB-liitännäinen headset on suositeltava, jotta selvitään pienemmillä säädöillä.

      Kameroiden käyttö lisää yhteisöllisyyden ja läsnäolon tunnetta verkossa. Vuorovaikutteisessa opetustilanteessa kamera kannattaa vaatia kaikilta osallistujilta. Yksisuuntaisessa webinaarissa se ei ole tarpeen. Ilman kameraa oleva osallistuja jää näkymättömäksi eikä ole samanarvoisessa asemassa muiden kanssa. Kamera mahdollistaa myös osallistujien eleiden ja ilmeiden välittymisen ja sitä voidaan hyödyntää esim. äänestystilanteissa.  Ilman mikrofonia eli ilman ääntä oleva osallistuja jää helposti äänettömäksi osallistujaksi myös tällöin osallistujat ovat eriarvoisessa asemassa. Chatin varassa keskusteleminen on hidasta ja aiheuttaa viivettä keskusteluun.

Koska webinaari toteutuu verkon kautta, on hyvä tehdä plan B siltä varalta, jos verkko tai kokousjärjestelmä ei toimi. Mitä sitten tehdään? Miten opiskelijoille tiedotetaan esim. äkillisestä verkkokatkoksesta? Kuinka kauan odotetaan ennen luovuttamista? Vaihdetaanko järjestelmää? Varasuunnitelma voi yksinkertaisuudessaan olla se, että jos yhteyttä ei ole saatu pystyyn 20 minuutin kuluessa tilaisuuden alusta, se perutaan. Varasuunnitelma kannattaa tiedottaa myös opiskelijoille ja muistuttaa heitä pitämään myös puhelin tai sähköposti lähistöllä valmiudessa.

Esimerkit: Connectin pikaohjeet osallistujille