Tietosuojaseloste

Koulutukseen ilmoittautumis- ja hakujärjestelmä

Privacy statement in English please scroll down

(EU-tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 7.1.2019

1 Rekisterin nimi

Tilavarausjärjestelmä

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja: Palvelupäällikkö Ulla Mäntylä

Sisällöllinen pääkäyttäjä:  Taru Särkkä

Tekninen pääkäyttäjä: Kimmo Hämäläinen

etunimi.sukunimi[at]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus

Henkilötietoja käsittelyn tarkoitus on opetuksen järjestäminen, ammattikorkeakoulun tehtävien hoitaminen sekä toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen.

5 Rekisterin tietosisältö

Tiedot kerätään vain sellaisilta henkilöiltä, jotka tarvitsevat varausoikeudet. Selailukäyttäjiltä tunnuksia ei tallenneta. Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään:

Pakolliset tiedot
• Nimi
• Toiminimike (opettaja, tutkinto-opiskelija, muu henkilökunta, lyhytkurssiopiskelija)
• Käyttäjätunnus

Vapaaehtoiset tiedot:
• Sähköpostiosoite
• Opiskelijanumero
• Organisaatio

6 Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen tehtävä/velvoite.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tilavarausjärjestelmään tiedot kirjataan henkilön itsensä pyytäessä käyttöoikeuksia. Opettajat kirjataan koulutussihteerien pyynnöstä. Tiedot kirjaa järjestelmään ylläpitäjä. Suomalaisella musiikkikampuksella koulutussihteerit tekevät automaattisesti tunnukset sekä ammattikorkeakoulun että toisen asteen opiskelijoille.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalisesti kerättävää aineistoa.

Järjestelmään pääsy on rajattu JAMKissa työtehtävien mukaisesti tietyille henkilöille. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Lisäksi Jyväskylän ammattiopiston musiikin koulutussihteerit, opettajat sekä opiskelijat näkevät ainoastaan omassa käytössään olevat tilat.

Kaikki palvelimet sijaitsevat lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa. Palvelimille pääsy sallitaan vain ylläpitäjille.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Käyttäjätunnuksen omaavista henkilöistä säilytetään henkilötietoja järjestelmässä niin kauan kuin käyttäjä on palvelun käyttäjä. Kirjautumisoikeus järjestelmään katkeaa kun henkilön työsuhde JAMKiin päättyy tai opiskelijan opinto-oikeus päättyy. Pääkäyttäjä poistaa tunnukset palvelusta käyttöoikeuden päätyttyä.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.

Privacy Statement – Classroom Booking System

GDPR (2016/679)

Updated: 7.1.2019

1 Name of the register

Classroom Booking System

2 Controller

JAMK University of Applied Sciences

P.O. Box 207

FI-40101 Jyväskylä, Finland

3 Contact person in matters related to the register, contact information during office hours

Director in charge of the register: Facility Services Manager Ulla Mäntylä
Main users in content: Administrative planner Taru Särkkä and System Specialist Kimmo Hämäläinen
firstname.surename[a]jamk.fi

4 Purpose of the processing of personal data

The purpose of processing personal data is to arrange the teaching and for carrying out the duties of the university of applied sciences and for the planning and execution of its operations are registered in the system.

5 Data contents of the register

Personal data is processed in order to create user rights so that the person concerned will be able to make classroom bookings. Browser user IDs are not saved. Personal data is primarily collected from the data subjects themselves.

Mandatory:
• Name
• Job title (Teacher, Other Staff, Student), Degree Student, (Short) Course Student)
• Username

Obligatory:
• E-mail address
• Student ID
• Organisation

6 Legal bases for processing personal data

A task carried out in the public interest or the exercise of public authority.

7 Regular information sources

The data will be registered in the class room booking system when the person concerned requests for user rights. Teachers are registered at the education secretaries’ request. The data will be recorded by the system administrator. Music students will automatically receive user rights to the system when they commence their studies.

8 Regular information disclose and information transfer outside the EU or the European Economic Area

Information is not regularly rendered to third parties. Data is not transmitted outside the EU or EEA, or international organizations.

9 Register protection principles

The register does not contain manually collected material.

Access to the system is limited at JAMK to specific persons and is determined by their working duties. The use of the system requires a user ID and a password. The system used on the Finnish Music Campus is also used by the Jyväskylä Educational Consortium staff and students, and user credentials will be created for them based on criteria similar to those applicable to JAMK’s staff and students.

All servers are located in a locked location and access is monitored. Servers are only allowed for administrators.

10 Retention period or criteria for determining

Individuals with a user ID will retain personal information in the system as long as the user is the user of the service. The license expires when the employment or study right expires. Administrator removes the ID.

11 Automatic decision-making/profiling

Automated profiling related to personal data is not conducted.

12 Rights of the Data Subject

User information is corrected according to notifications.
Read more information about the JAMK’s Privacy Policy, Data Protection Officer and the rights of the data subject and their implementation.