Rentous ja ilo viestinnän vauhdittajina

Reippaus, rentous, rohkeus, ilo ja innokkuus. Nämä saattavat olla niitä sanoja, jotka kuvaavat TESSU – Tehdään yhdessä ohjausta -projektin viestintää ja näkyvyyttä Ohjaamo-verkostossa.

Projektin viestintäsuunnitelmassa pyrittiin selkeään, tarkoituksenmukaisesti kohdennettuun, oikea-aikaiseen, kunnioittavaan ja luotettavaan viestintään niin projektin sisällä kuin ulkopuolisillekin kohderyhmille. Näillä periaatteilla viestimme kohderyhmillemme kasvokkain ja verkossa. Projektin myötä viestintäänkin näkyväksi tulleet iloisuus ja reippaus saivat aitoa virtaa suoraan projektijoukkueesta ja valikoituivat näin luontevasti viestinnän tyyliksi.

TESSU-projektin avaimia onnistuneeseen projektiviestintään:

Viestintää toteutetaan suunnitelman mukaan.

TESSU-projektin alussa laadittiin Viestintä- ja levityssuunnitelma, johon projektin viestintätoiminta perustui. Tiivistetysti projektin viestintäsuunnitelma sisälsi kohderyhmittäin määritellyt ydinviestit ulkoiseen viestintään, keskeiset viestintäkanavat sekä niille alustavasti määriteltyjä sisältöjä ja teemoja. Suunnitelmaan oli kirjattu myös yhdessä sovittuja periaatteita sisäiseen viestintään, kuten hyväksi havaitut konkreettiset käytännöt sähköpostiviestintään. TESSU-projektissa viestintäsuunnitelmaan palataan projektin mittaan, ja tarpeen mukaan sitä myös päivitetään.

Julkaisutoiminnalla näkyväksi projektissa tehty työ ja saadut opit.

Viestintä- ja levityssuunnitelman liitteeksi laadittu julkaisusuunnitelma kulki projektitoiminnan rinnalla koko toteutusajan. Yhdessä laadittuun suunnitelmaan oli kirjattu aikajärjestyksessä julkaisut, artikkelit ja AV-aineistot sekä niistä vastaavat työntekijät tai organisaatiot. Julkaisujen valmistuessa ja uusia julkaisuja ideoitaessa suunnitelmaa päivitettiin – ja näin kertyi ajantasainen lista projektin tuottamista materiaaleista ja julkaisuista. Julkaisutoiminta oli käsittelyssä projektin kehittämispäivissä.

Kasvokkainen viestintä luo yhteyksiä ja sitouttaa.

Tapahtumat, kokoukset, vierailut ja esiintymiset ovat olleet TESSU-projektin tärkein keino tavoittaa Ohjaamo-verkostoa ja valmennusten kohderyhmää. Vaikka arjessa viestintää toteutetaan ja sisältöjä tuotetaan määrällisesti eniten verkkoalustoille, ovat projektin panostukset kasvokkaiseen viestintään huomattu tehokkaimmaksi keinoksi sitouttaa ja puhutella kohderyhmää. Ohjaamoiden työntekijöitä on tavattu paikan päällä Ohjaamossa, ja tapaaminen mahdollistaa aina molemminpuolisen vuorovaikutuksen, josta kertyy ainutlaatuista tietoa. Resursointi tapahtumien järjestämiseen ja niihin osallistumiseen (esim. matkakustannukset) siis kannattaa. Kasvokkaisiin tapaamisiin liittyvät myös printtimateriaalit, joilla on yhä paikkansa hankeviestinnässä, mutta vain huolellisesti ja tarkoituksenmukaisesti suunnitelluilla sisällöillä.

Sisällöt syntyvät yhdessä ja vastuuta jakamalla.

TESSU-projektissa jaettiin viestinnän vastuuta ja otettiin kaikki mukaan sisältöjen tuottamiseen. Teimme myös viestinnällistä yhteistyötä hankkeen kumppaneiden kanssa. Kohtaamo-hankkeen kanssa se tarkoitti säännöllistä yhteydenpitoa, jotta tiesimme kukin, mitä toisessa hankkeessa tehdään ja millaista viestiä Ohjaamojen kentältä on saatu – näin projektin valmennustukea oli mahdollista tarjota ja kehittää oikeaan suuntaan. Yhteistyökumppaneiden kanssa on myös hiottu sitä, millaista yhtenäistä linjaa viemme viestinnässämme – tämän taustalle tunnistimme ja työstimme yhdessä niitä asioita ja kehittämisen teemoja, joissa me kumppaneiden kanssa voimme Ohjaamoja tukea ja mihin suuntaan. Yhteinen ymmärrys laajemmasta kontekstista auttaa luomaan yhtenäistä kuvaa myös viestinnän tasolle – kuin itsekseen. Luethan tästä julkaisusta myös yhteistyökumppaneidemme näkökulmaa yhteiseen kehittämiseen!

Keskity olennaiseen ja muista kohderyhmä.

Tämän olet kuullut varmasti ennenkin: viestintä ja tiedottaminen kehittämisprojekteissa on haaste. Haastavuutta voi tuoda niin resurssien rajallisuus (viestintäbudjetti, osaaminen) kuin hankkeen teeman erityisyyskin. Joka tapauksessa informaation täyttämässä maailmassa hankkeen viestit ovat suuressa vaarassa jäädä muun mediasisällön jalkoihin.

TESSU-projektin viestinnän tavoitteissa keskityttiinkin olennaiseen – siihen, että tavoitamme projektin ensisijaisen kohderyhmän ja pääsemme toteuttamaan valmennuksia Ohjaamoissa. Tämä tavoite saavutettiin erinomaisesti: valmennusten markkinoinnista saatiin hyvä arvio projektin ohjausryhmältä ja käytännössä tulos näkyi valmennuskalenterien täyttymisenä kaikkina toteutusvuosina.

Niissä tilanteissa, joissa projektin aiheista viestittiin täysin ulkopuoliselle kohderyhmälle esimerkiksi messutapahtumassa, selkein viestinnän kärki on ollut Ohjaamojen uutuusarvo ja palvelut. Vasta sen jälkeen on ollut mahdollista kertoa, millä tavoin TESSU ja sen tuki vaikuttaa Ohjaamojen palvelukykyyn. Projektin tulosten ja välineiden levittäminen on vaatinut asian avaamista ja selittämistä, jotta sisältöjen laajempi hyöty ja sovellettavuus esimerkiksi muillekin monialaisille tiimeille on avautunut. Yhteiseen maaliin – peli monialaisen yhteistyön kehittämiseen on yksi esimerkki niistä projektin julkaisuista, joiden sisällön laatimisessa pyrittiin huomioimaan ensisijaisen Ohjaamo-kohderyhmän lisäksi muutkin kohderyhmät.

Projekteissa ja projekteista viestiminen on omanlaisensa viestinnän alue, jota toteutetaan usein vaatimattomilla resursseilla ja jossa saatetaan tavoitella useita erilaisia tavoitteita. ESR-rahoitteisen projektin viestinnälle muodostuu vaatimuksia ja rajoituksia myös rahoitusmuodon suunnalta. TESSU-projektissa viestintätyöhön oli käytettävissä riittävä henkilöstöresurssi, minkä ansiosta viestinnän toimenpiteitä oli mahdollista valmistella ja toteuttaa jatkuvasti projektin aikana, eikä viestintä jäänyt muun työn jalkoihin hoidettavaksi vain, jos ehditään. Projektin luonteva rento ja iloinen tyyli vauhdittivat selkeään suunnitelmaan pohjautuvaa viestintää ja julkaisutoimintaa. Projektin sanoma tavoittanee laajempia verkostoja vielä projektin päättymisen jälkeenkin julkaisujen ja välineiden soveltamisen myötä.

Kirjoittaja: Anna-Kaisa Tiihonen