Näin viestit verkossa

Verkossa viestiminen on joskus haastavaa, mutta omaa viestintäänsä voi parantaa ottamalla huomioon verkkoviestinnän erityispiirteet. Verkossa viestiminen vaatii enemmän suunnittelemista kuin kasvokkain viestiminen, koska väärinkäsitysten vaara on suurempi ja asiat etenevät hitaammin, jos vastauksia joudutaan odottelemaan.

Verkko-opintojaksojen viestintä erilaisten ohjelmistojen välityksellä muistuttaa enemmän työelämän viestintää kuin vapaa-ajan viestintää esimerkiksi somessa. Viesteissä tulee muistaa asiallisuus, kohteliaisuus ja luottamuksellisuus.

Verkkoviestijän tarkistuslista

Mitä sanot ja miten muotoilet viestin?

  1. Pohdi, mikä on viestisi tarkoitus ja tavoite.
  2. Sano yksi tärkeä asia per viesti tai jaa asiat kappaleisiin, otsikoi ja numeroi.
  3. Viesti myönteisesti ja tiiviisti, esim. mieluummin ”Milloin seuraava tapaaminen on?” kuin ”Ettekö ole saaneet tapaamisaikaa selkeästi esille, kun en löydä sitä mistään?”
  4. Muista kohteliaisuus: tervehtiminen, toivotukset.
  5. Kirjoitetussa verkkoviestinnässä välitön palaute ja sanaton viestintä (kuten ilmeet, eleet ja liikkeet) puuttuvat ja suullisessakin verkkoviestinnässä sanaton viestintä välittyy vain osittain. Huumoria on silloin vaikeampi ymmärtää, joten sen käyttöä kannattaa harkita tarkemmin.
  6. Jos koet jonkin viestin esimerkiksi loukkaavaksi tai provokatiiviseksi, vastaa vasta kun olet itse rauhoittunut. Pohdi, mitä toinen on mahdollisesti halunnut sanoa ja miksi. Miksi viesti tuntuu sinusta loukkaavalta? Oletko ymmärtänyt viestin oikein?

Kenelle viesti on suunnattu ja millä kanavalla se kannattaa lähettää?

  1. Pohdi, ketkä voivat lukea viestin ja ketkä todella lukevat sen. Esimerkiksi Optiman etusivulla olevan viestin voivat kaikki kurssilaiset lukea, mutta kaikki eivät välttämättä tule lukeneeksi sitä. Jos taas lähetät opettajalle sähköpostia ryhmäsi asioista, muut ryhmäläiset eivät saa tietoa, ellet laita viestiä heillekin. Tietty henkilö tai pieni ryhmä on helpointa tavoittaa yksityisellä viestintävälineellä (esim. puhelin tai sähköposti), kun taas koko opiskelijaryhmää koskeva asia kannattaa kirjoittaa kaikkien yhteiselle alustalle (esim. Optima tai Microsoft Teams).
  2. Huomioi muut kurssilaiset ja muista, että sinä et ole ainoa, jolla on muutakin meneillään samanaikaisesti: Vastaa viesteihin mahdollisimman nopeasti ja seuraa verkkokurssilla käytettyjä viestintävälineitä.