Asiakirjojen salassapito ja tiedonsiirto

Suomen perustuslain mukaan viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ovat julkisia, ellei julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Lain mukaan jokaisella on oikeus saada tietoa julkisesta asiakirjasta myös silloin, kun asiakirja ei koske henkilön omaa asiaa.

Salassapito

Salassapidon tarkoituksena ei ole salata oppilaitoksen toimintaa vaan suojata yksityisyyttä tai yleistä etua. Oppilaitosten hallussa on runsaasti aineistoa, joiden salassapitoa yksityisyys tai yleinen etu vaativat. Salassa pidettäviä ovat mm. tiedot opettajan tai opiskelijan terveydentilasta tai vammaisuudesta, sekä tiedot henkilön elintavoista, harrastuksista, perhe-elämästä sekä muista niihin verrattavista tiedoista.

Oppilaitoksessa tietosuoja merkitsee sitä, että opiskelijoita koskevien henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua oppilaitoksen toiminnan kannalta. Tietoja saa käyttää mm. opiskelijan ottamiseksi oppilaitokseen tai opetuksen järjestämiseksi, mutta ei oppilaitokselle kuulumattomia tehtäviä varten. Tietojen tulee olla virheettömiä ja käyttötarkoituksensa kannalta tarpeellisia. Laissa ammatillisesta koulutuksesta on määritelty tarkemmin, kuka saa näitä tietoja käsitellä (42 §).

Salassa pidettävää asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta ei saa näyttää eikä luovuttaa ulkopuolisille. Sitä ei saa myöskään antaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla ulkopuolisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja on käsiteltävä ja säilytettävä huolellisesti niin, etteivät ne joudu sivullisten käsiin.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 630/1998 §

Opiskelijan terveydentilaa ja toimintakykyä koskevia ja tehtävien hoidon kannalta välttämättömiä tietoja on tiedon haltijalla salassapitosäännösten estämättä oikeus antaa:

1) oppilaitoksen rehtorille tai johtajalle ja oppilaitoksen turvallisuudesta vastaavalle muulle henkilölle opiskelun turvallisuuden varmistamiseksi;

2) opinto-ohjauksesta vastaaville henkilölle muihin opintoihin ja tukipalveluihin ohjaamista varten;

3) opiskeluterveydenhuollosta vastaaville henkilöille opiskelijan terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi ja tarvittaviin tukitoimiin ohjaamista varten;

4) työssäoppimisesta vastaaville henkilöille opiskelijan sekä työssäoppimispaikan henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi; sekä

5) poliisille ja koulutuksen järjestäjän edustajalle, joka on ensisijaisessa vastuussa turvallisuusuhan selvittämisestä, välittömän turvallisuusuhan arvioimiseksi tai mikäli opiskelijan todetaan terveydentilan arvioinnissa olevan vaaraksi muiden turvallisuudelle.

Ja lisäksi: salassapitovelvollisuuden estämättä on oikeus ilmoittaa poliisille henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhkan arviointia ja uhkaavan teon estämistä varten välttämättömät tiedot, jos henkilö tehtäviä hoitaessaan on saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi.

Huom! Tietojen luovuttajan on kyettävä perustelemaan, millä tavoin esim. työssäoppimispaikan turvallisuus olisi ollut vaarassa ilman tiedonantamista.

Ilmoitusvelvollisuudet

Oppilas- ja opiskeluhuoltolain 16 §:n mukaan

Jos oppilaitoksen tai opiskeluhuollon työntekijä arvioi, että opiskelijan opiskeluvaikeuksien tai sosiaalisten tai psyykkisten vaikeuksien ehkäisemiseksi taikka poistamiseksi tarvitaan opiskeluhuollon psykologi- tai kuraattoripalveluja, hänen on otettava viipymättä yhteyttä opiskeluhuollon psykologiin tai kuraattoriin yhdessä opiskelijan kanssa ja annettava tiedossaan olevat tuen tarpeen arvioimiseksi tarvittavat tiedot. Jos yhteydenottoa ei ole mahdollista tehdä yhdessä, opiskelijalle on annettava tieto yhteydenotosta ja mahdollisuus keskustella yhteydenottoon liittyvistä syistä 15 §:n 1 momentissa säädetyssä määräajassa.”

Lastensuojelulain 35 §:n mukaan:

Opetustoimen palveluksessa… olevat henkilöt … ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä viipymättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä.
Heillä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus myös poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu:
1) rikoslain (39/1889) 20 luvussa seksuaalirikoksena rangaistavaksi säädetty teko; tai
2) sellainen rikoslain 21 luvussa henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistavaksi säädetty teko, josta säädetty enimmäisrangaistus on vähintään kaksi vuotta vankeutta”.

Perusopetuslain 40 §:n mukaan

Jos alle 18-vuotias oppilas siirtyy ammatilliseen koulutukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä.

Muita salassapitoa koskevia lakeja:

  • Sosiaalihuollon salassa pidettävien tietojen antamista koskee Asiakaslaki,17§
  • Terveydenhuoltoa sitoo Potilaslaki, 9.2 § ja Kansanterveyslaki (66/1972)

Opiskelijan, huoltajan tai laillisen edustajan antama lupa

Opiskelijan, hänen huoltajansa tai laillisen edustajan antamalla luvalla tietoja voidaan aina siirtää. Lupa on yksilöitävä (=mitä tietoja kenelle ja missä tarkoituksessa) ja se tehdään kirjallisesti. Lähes aina luvan saa, jos se on perusteltua opiskelijan edun vuoksi ja luvan antaja ymmärtää tämän edun.

< Edellinen sivu

Seuraava sivu >