Asian avaaminen

Henkilö, jolle on määritetty kirjaajan oikeudet, voi avata asian asianhallintaan.

Uusi asia

Kun haluat luoda uuden asian, valitse sivuvalikosta Luo asia.

Twebin Asia-valikko, josta pääsee asian hakuun, omiin vireillä oleviin asioihin sekä luo uusi asia-kohtaan.
Twebin Asia-valikko

Anna asialle otsikko Nimeke –kohtaan. Asian nimikkeen tulee olla selkeä, kuvaava ja lyhyt. Asian nimen tulee olla sellainen, että se kuvastaa koko prosessia, ei yksittäistä asiakirjaa. Toistuvista kokouksista tai palavereista ei avata asiaa. Jokaisen asian loppuun merkitään, kuten asiakirjan nimeämisessäkin (JAMK), jos asia koskee koko organisaatiota. Ja (JAMK/Yksikkö), jos asia koskee yksikköä tai kirjastoa, ICT-palveluita tai hallintoa.

Esimerkiksi

  • Hassujen hattujen hankinta (JAMK/ICT-palvelut)
  • Lausuntopyyntö avantouinnin opetusohjelman muuttamisesta (JAMK)

Asia sidotaan tiedonohjaukseen valitsemalla valintalistasta tai puurakenteesta Asiaryhmä

Asian nimike eli otsikko ja asiaryhmä
Asian nimike eli otsikko ja asiaryhmä

Tämän jälkeen paina Tallenna ja jatka-painiketta tai Avaa ja kirjaa asia-painiketta, jos sinulla on kirjaajan oikeudet.

Asianumero

Ohjelma antaa automaattisesti asialle numeron, joka koostuu seuraavasti: juokseva numero/ tehtäväluokan numero/ vuosi. Asianumero periytyy kaikkiin Twebissä laatimiisi, asialle liittämiisi asiakirjoihin. Voit myös pyytää ulkopuolisia organisaatioita maintsemaan ko asianumeron vastatessaan JAMKin asiakirjoihin.

Asian kirjaaminen

Jo sinulla on kirjaajan oikeudet, paina Avaa ja kirjaa asia -painiketta. Jos sinulla ei kysieisä oikeuksia ole, ole yhteydessä yksikkösi Tweb-yhteyshenkilöön.

Kun asia on avattu ja kirjattu, voit tehdä aialle toimenpiteitä ja liittää siihen asiakirjoja. Asiakirjojen laatiminen ohjeistetaan tämän ohjeen kohdassa 3.

Video-ohjeet

Asian avaaminen (Panopto, vaatii kirjautumisen)