Verkkosivut, extranet, intranet

Määritelmät

Verkkosivuilla tarkoitetaan julkista internetissä julkaistua sivua.

Extranet on organisaation ja asiakkaan/yhteistyökumppanin yhteinen suljettu verkkopalvelu, jonne voidaan antaa pääsy halutuille tahoille.

Intranet on organisaation sisäiseen viestintään ja tietojenkäsittelyyn tarkoitettu lähiverkko tai verkkopalvelu.

Verkkosivut, extranet ja intranet työelämässä

On lähes itsestäänselvyys, että organisaatiolla on omat verkkosivut. Asiakkaat ja sidosryhmät olettavat löytävänsä verkkosivuilta vähintään yrityksen yhteystiedot ja aukioloajat. Verkkosivuja voidaan käyttää yrityskuvan luomiseen, markkinointiin ja tiedottamiseen (erilaiset uutissyötteet). Verkkosivuille voidaan myös koostaa asiakasta hyödyntäviä linkkejä, ja tarjota heille tietoa ja erilaisia palveluja.

Extranetissä voidaan jakaa tietoa, jota ei haluta jakaa vapaasti kaikille. Siellä voidaan esimerkiksi tarjota ohjeita, sopimuspohjia, logoja ja muuta sidosryhmälle tärkeää materiaalia. Extranet vaatii kuitenkin sidosryhmän edustajilta kirjautumista palveluun, joten palvelun olemassaololle on syytä olla kunnon perusteet.

Intranet on hyvä kanava sisäiseen viestintään ja markkinointiin. Sen avulla voidaan kommunikoida ja jakaa tietoa ja materiaalia kollegojen kesken.

Kuinka verkkosivuille, extranettiin ja intraan kirjoitetaan

Verkkokirjoittamisen haasteet

  • Verkossa ihminen on aktiivinen ja kärsimätön, ja käyttäjän huomiosta on kova kilpailu. Tästä syystä käyttäjän huomio menetetään herkästi.
  • Käyttäjän valintoja ei voi täysin ennakoida
  • Sisällön tulee olla hakukoneiden löydettävissä
  • Erilaiset päätelaitteet, joilta sisältöä selaillaan

Verkkotekstin kirjoittaminen

Viesti on onnistunut, kun se viitsitään lukea ja se ymmärretään yhdellä lukukerralla. Verkko on ympäristönä haasteellinen, mutta onnistuneeseen viestintään päästään pitämällä mielessä tiettyjä periaatteita:

  • Selkeä sisältö vaatii selkeää ajattelua. Kirkasta idea ensin itsellesi.
  • Suunnittele kukin sivu itsenäiseksi kokonaisuudeksi, sillä et voi tietää mitä kautta käyttäjä sivulle tulee.
  • Suunnittele jokaiselle sivulle selkeä merkitys: mitä, miksi ja kenelle.
  • Älä toista samoja asioita eri sivuilla
  • Muista ristiinlinkitys
  • Kerro tärkein asia ensin, älä hautaa luuta tekstin loppuun
  • Otsikoi huolella ja muista myös alaotsikot. Laadi otsikot sisältöä kuvaaviksi ja rajaa maksimissaan yhden rivin pituisiksi. Sivun otsikoiden tulisi muodostaa yhtenäinen kokonaisuus.
  • Kirjoita tärkeät sanat otsikoihin ja kappaleen alkuun. Näin kiinnität lukijan huomion ja helpotat silmäiltävyyttä.
  • Jäsentele japidä kappaleet lyhyinä. Yhteen kappaleeseen yksi asia.
  • Käytä myös lyhyitä sanoja ja lyhyitä lauseita.
  • Käytä listauksia jos tekstissä on yli kolme listattavaa asiaa. Jos järjestyksellä on väliä, käytä numeroitua listaa.
  • Kiteytä, pysy asiassa.
  • Muista oikeinkirjoitus.
  • Käytä yhtenäistä tyyliä läpi sivuston ja termejä johdonmukaisesti
  • Käytä neutraalia kieltä.
  • Älä luo sivusta umpikujaa vaan linkitä. Asiaan liittyville sivuille linkittäminen vaikuttaa hakukonelöydettävyyteen ja tarjoaa sidosryhmälle lisätietoa.

Vältä seuraavia

  • Monimutkaisia lauserakenteita
  • Ammattikieltä
  • Slangia
  • Lyhenteitä
  • Kliseitä
  • Negatiivisiä ilmaisuja
  • Tehokeinojen liioittelua
  • Isoja kirjaimia tehokeinona (tulkitaan huutamiseksi)
  • Teonnimiä (käytä ennemmin verbejä: esim. mittaus -> mitata)
  • Lomakkeita (työläitä käyttäjälle)
  • FAQ / UKK sivuja. Sijoita tieto ennemmin sivusisältöön.
  • Linkit-sivuja. Sijoita tieto ennemmin sivusisältöön.

Huomioi hakukonelöydettävyys

Jos sivuasi ei löydetä, sen viesti ei tavoita ketään. Hakukoneisiin vaikuttaa valtava määrä asioita, mutta tässä verkkokirjoittajan kannalta muutama yksinkertainen tapa parantaa sivun laatua hakukoneen (ja samalla lukijan) silmissä.

  • Muista metatietojen määrittely (title, kuvaus ja avainsanat). Hakukonelöydettävyyden kannalta olisi hyvä, että keskityttäisiin 2-3 avainsanaan/sivu, kuitenkin niin, että sanoja käytetään luontevasti.
  • Sisällytä otsikoihin avainsanoja.
  • Muista lisätä Alt-tekstit kuviin ja linkkeihin.
  • Linkitä käyttäjän kannalta oleellisille sivuille.
  • Päivitä sivustoasi aktiivisesti.
  • Laadi sivukartta (mikäli se ei muodostu automaattisesti).

Lähteet

Alasilta, A. 2000. Verkkoajan viestintä. Kauppakaari
JM-tieto, Koulutusmateriaali – hakukonemarkkinointi 16.12.2010
Johansson, S. Kirjoita luovasti mutta löydettävästi  http://www.tulos.fi/artikkelit/kirjoita-luovasti-mutta-loydettavasti/ (15.3.2011)
Ross, S. Writing for the Web. 2007. Chambers Harrap Publishers Ltd
Nielsen J. How Users Read on the Web http://www.useit.com/alertbox/9710a.html (16.3.2011)
Wikipedia, Ekstranet http://fi.wikipedia.org/wiki/Ekstranet (15.3.2011)
Wikipedia, Intranet http://fi.wikipedia.org/wiki/Intranet (15.3.2011)
Wikipedia, verkkosivu http://fi.wikipedia.org/wiki/Verkkosivu (15.3.2011)