Vapaan ajan haku

Vapaata aikaa voi etsiä kahdella eri tavalla: joko Vapaan ajan haku -toiminnon avulla tai Statusnäytöt -toiminnon avulla. Statusnäytöt-toiminnot on kenties helpompi ja havainnollisempi tapa etsiä vapaata aikaa, mutta sinun on tällöin oltava kirjautuneena järjestelmään.

Statusnäytöt

Statusnäyttöjä käyttämällä saa helposti nopean käsityksen esim. koko rakennuksen vapaista tiloista tietyllä kellonaikavälillä:

statusnäytöt

1. Valitse päivämääräväli tai päivä (merkitsemällä saman päivän alku-ja loppupäivämääräksi), jolta haluat etsiä vapaata aikaa:

päivämääräväli

2. Valitse Statusnäkymän lisäasetukset -kohdan Aklo-alasvetovalikosta aikahaarukan aloituskellonaika ja Lklo-alasvetovalikosta lopetuskellonaika. Oletuksena on tunnin tarkkuus:

aikahaarukka

Mikäli halutaan tarkempia tai tuntia lyhyempiä aikoja, tulee käyttää Vapaan ajan haku-toimintoa.

3. Tilat ja henkilöt -kohdasta valitaan se tilalaji, josta vapaata aikaa etsitään, esimerkiksi Auditoriot:

auditoriot

Sen jälkeen napsautetaan ikkunan alareunasta Jatka-painiketta:

jatka

Ohjelma muodostaa statusnäytön halutulta päivämääräajalta. Statusnäytössä oleva valkoinen väri kertoo vapaasta tilasta/ajasta. Muut näkyvät värit riippuvat tehtyjen varausten värikoodeista:

Statusnäyttö

4.Pääset varaamaan tilan napsauttamalla tilan nimeä, jolloin aukeaa tilan kalenteri, johon varaus tehdään normaalisti:

napsautus

Mikäli haluat varata useamman tilan yhdellä kertaa, laita rastit tilan nimen edessä oleviin ruutuihin ja napsauta Varauksen teko/kalenteri-painiketta:

useampi varaus

Tällöin tilojen kalenterit avautuvat vierekkäin näyttöön:

tilojen kalenterit vierekkäin

Tekemällä varauksen ja valitsemalla varauksentekoikkunassa vielä rastilla tilat, joihin varaus tehdään, varaus tulee näkyviin kaikkiin kalentereihin samalla kertaa:

varaus kaikkiin tiloihin

Vapaan ajan haku -toiminnon käyttö:

1. Napsauta Vapaan ajan haku -linkkiä. Vapaan ajan haku -ruutu avautuu sisältöosaan.

2. Valitse hakemasi ajan alkupvm ja loppupvm Päivämääräväli-kohdasta

3.Valitse ne viikonpäivät, joilta haet vapaata aikaa. Laita rasti vain niiden päivien kohdalle, joilta etsit vapaata aikaa.

4. Valitse aikaväli, jolta etsit vapaata aikaa. Voit valita alasvetovalikosta, haluatko etsiä kyseiseltä aikaväliltä koko aikavälin kestävää vapaata aikaa, vai 30 min, 1h, 2h, 3h, 5h vai 12h kestävää vapaata aikaa.

5. Varauskohdelajit -kohdassa sinulla näkyvät ne tilalajit, joihin sinulla on varausoikeudet. Haku mahdollistaa myös yhtäaikaisen etsimisen halutuille henkilöille, tiloille tai resursseille.

Mikäli etsit kaikista tilalajin tiloista, laita rasti Valitse kaikki -kohtaan ja napsauta Hae vapaata aikaa -painiketta:

kaikki vapaat tilat

Mikäli haluat etsiä vapaata aikaa jostain tietystä tilalajin tilasta, laita rasti tilalajin eteen ja napsauta Yksittäisten tilojen/henkilöiden valintaan -painiketta:

yksittäinen vapaa tila

Valitse ne henkilöt ja tilat, joille haluat etsiä yhteistä vapaata aikaa:

haluttu tila

Napsauta lopuksi ikkunan alalaidassa olevaa Hae vapaata aikaa -painiketta.

9. Ohjelma avaa pienen ruudun, jossa näkyvät haetut tilat ja henkilöt allekkain ja kunkin kohdalla erilainen värikoodi:

tilojen värikoodit

Jos värikoodi on valkoinen, se tarkoittaa, että kaikilla on vapaata samaan aikaan. Jos koodi on keltainen, se tarkoittaa, että haetuille henkilöille ei löydy yhteistä vapaata aikaa ja jos koodi on punainen, tarkoittaa se, että jollain varauskohteista on päällekkäisyys varauksissaan.

1. Mikäli värikoodi on valkoinen, napsauta hiirellä valintamerkki halutun henkilön/tilan nimen perässä olevaan pieneen valintaruutuun ja napsauta Varaa-painiketta.

valkoinen koodi

Ohjelma avaa halutulta päivältä kaikkien haettujen henkilöiden/tilojen kalenterit vierekkäin näytölle:

halutun vapaan päivän tila

Napsauta hiirellä haluamasi kellonajan kohdalla tai maalaa hiirellä haluttu aikaväli  henkilön/tilan kalenterissa. Varausruutu avautuu. Se täytetään muutoin samoin kuin varattaessa tilaa tai tehtäessä varaus omaan kalenteriin. Erona on, että varausruutuun tulee Vapaan ajan etsinnän kautta varattaessa halutut tilat ja henkilöt, jotka valitaan Varauskohteet -kohdasta napsauttamalla hiirellä valintamerkki halutun henkilön/tilan edessä olevaan valintaruutuun:

varauskohteet

Kun olet täyttänyt varausruutuun tarvittavat tiedot, napsauta Tallenna-painiketta.