Rekisteriseloste

ASIO tilavarauksen tietosuojaseloste

Privacy statement in English please scroll down

(Henkilötietolaki 523/1999)

Päivitetty 27.02.2017

1 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Sisällöllinen pääkäyttäjä

Suunnittelija Taru Särkkä +358 406315334

Suunnittelija Anne Luukkonen +358 505676068

etunimi.sukunimi@jamk.fi

Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä

3 Rekisterin nimi

ASIO -tilavarausjärjestelmä

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään käyttöoikeuksien luomiseksi, jotta henkilö pystyy tekemään tilavarauksia. Tätä varten tarvitaan henkilön nimi ja käyttäjätunnus. Opettajien tiedot tarvitaan, jotta heidät voidaan kiinnittää opetuksen pitäjiksi. Opettajat eivät ole automaattisesti rekisterissä, vaan koulutussihteerit pyytävät lisäämään aina opettajan.

Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun tehtävien hoitamisen sekä toiminnan suunnittelun ja toteutuksen kannalta tarpeelliset tiedot. Musiikkikampuksella käytössä olevaa järjestelmää käyttävät myös Jyväskylän ammattiopiston musiikin henkilökunta ja opiskelijat, ja heille luodaan samoilla perusteilla tunnukset kuin JAMKin henkilökunnalle ja opiskelijoille.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilötietoja käsitellään käyttöoikeuksien luomiseksi, jotta henkilö pystyy tekemään tilavarauksia ja käyttäjiä voidaan liittää opetuksen pitäjäksi.

Henkilöä koskevat tietosisällöt tilavarausjärjestelmässä (kaikki ei käytössä):

  • sukunimi
  • etunimi
  • käyttäjätunnus
  • salasana (salattu)
  • tehtävänimike (Opettaja, Muu Henkilökunta, Opiskelija), Tutkinto-opiskelija, (Lyhyt)kurssiopiskelija)
  • sähköpostiosoite
  • JAMKin yksikkö

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tilavarausjärjestelmään tiedot kirjataan henkilön itsensä pyytäessä käyttöoikeuksia. Opettajat kirjataan koulutussihteerien pyynnöstä. Musiikin opiskelijat saavat opintojen alettua automaattisesti oikeudet järjestelmään. Tiedot kirjaa järjestelmään ylläpitäjä.

Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään Henkilötietolain mukaisesti. Tietoja voi poistaa vain sisällöllinen pääkäyttäjä.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön.

Järjestelmätoimittaja (Asio Data Oy) voi tarvittaessa pyynnöstä tarkistaa tilavarausjärjestelmästä, jos jonkun käyttöoikeuksissa on ongelmia.  Näiltä henkilöiltä on tiedossa vain nimi ja käyttäjätunnus.

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Ei manuaalista aineistoa.

B ATK:lle talletetut tiedot

Pääkäyttäjä näkee käyttäjien kaikki muut tiedot, paitsi salatun salasanan.

Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin käyttäjät ovat Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstä ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun Musiikkikanmpuksen opiskelijoita. Lisäksi Jyväskylän ammattiopiston musiikin koulutussihteerit sekä opiskelijat käyttävät Musiikkikampuksen järjestelmää.

9 Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Tarkastuspyynnöt osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Toimitilapalvelut. Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Käyntiosoite Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.

10 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Tarkastuspyynnöt osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Toimitilapalvelut, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Käyntiosoite Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokainen voi kieltää itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn. Tällöin tiedot poistetaan rekisteristä. Mahdolliset tietojen käsittelemistä koskevat kiellot pyydetään lähettämään kirjallisesti osoitteeseen: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Toimitilapalvelut, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Käyntiosoite Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.

Privacy statement – ASIO Classroom Booking System

(Personal Data Act 523/1999)

1 Controller

JAMK University of Applied Sciences

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2 Contact person in matters related to the register, contact information during office hours

Administrative Planner Taru Särkkä +358 406315334

Administrative Planner Anne Luukkonen +358 505676068

firstname.lastname@jamk.fi

Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, Finland

3 Register name

ASIO Classroom Booking System

4 Purpose for processing personal information

Personal data is processed in order to create user rights so that the person concerned will be able to make space reservations. The person’s name and user ID are needed for this purpose. Teachers’ personal data is needed so that they can be assigned as teaching providers. Teachers are not automatically included in the register; instead, the teacher’s addition is always requested by the education secretaries.

Only such information that is necessary for carrying out the duties of the university of applied sciences and for the planning and execution of its operations are registered in the system. The system used on the Finnish Music Campus is also used by the Jyväskylä College staff and students, and user credentials will be created for them based on criteria similar to those applicable to JAMK’s staff and students.

5 Register information contents

Personal data is processed in order to create user rights so that the person concerned will be able to make space reservations and users can be assigned as teaching providers.

Data contents pertaining to a person (not all of them are used):

  • last name
  • first name
  • user ID
  • password (protected)
  • job title (Teacher, Other Staff, Student), Degree Student, (Short) Course Student)
  • e-mail address
  • JAMK school/unit

6 Regular information sources

The data will be registered in the space reservation system when the person concerned requests for user rights. Teachers are registered at the education secretaries’ request. Music students will automatically receive user rights to the system when they commence their studies. The data will be recorded by the system administrator.

The personal data is processed and maintained in accordance with the Personal Data Act. Data may only be deleted by the content administrator.

7 Regular information hand-overs and information transfer outside the EU or the European Economic Area

The data will not be disclosed to any third parties.

The system supplier (Asio Data Oy) may check the space reservation system when necessary and requested to do so if there are problems with the user credentials of a specific user.  Only the name and user ID of such persons are known. No regular disclosure of data outside the EU or the European Economic Area.

8 Register protection principles

A Manual material

No manual material.

B Information saved in automatic data processing

9 Inspection right

Based on a personal request, a person entered in the personnel register is entitled to inspect the correctness and currency of any personal information in the register. The inspection request is made to the system administrators.

10 Right to demand information correction

Everyone is entitled to demand the correction of invalid information in the register. The correction request must be made in writing and specified to a sufficient degree. The correction requests are to be addressed to: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Toimitilapalvelut, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Visiting address: Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.