Pelisäännöt tilavarausjärjestelmän käyttöön

Pelisäännöt koskevat kaikkia, jotka tekevät tilavarauksia. Yhtenäisillä pelisäännöillä helpotetaan tilojen käyttöä ja varaamista.

1. Tila on varattu sille henkilölle/tapahtumalle, jolla on varaus tilavarausjärjestelmässä.

2. Rinnakkaisia tilavarausjärjestelmiä ei saa käyttää, ja kaikki varaukset on merkittävä järjestelmään.

3. Tilavarausjärjestelmään saa tehdä vain sitovia varauksia. Mikäli varausta ei käytetä, se tule heti poistaa tilavarausjärjestelmästä, jotta tila vapautuu muiden käytöön ja varausjärjestelmästä näkisi todellisen varaustilanteen. Varauksen tekijä/tapahtuman järjestäjä on vastuussa varauksen poistosta. Jos et itse pysty poistamaan varausta, ota yhteys oman yksikkösi koulutussihteeriin tai aulapalveluihin. Muista ilmoittaa myös opiskelijoille, jos tunti perutaan.

4. Oppimis- ja it-tilat varataan koon ja käytön mukaan

5. Työjärjestys-, projekti- ja sisäisiin varauksiin merkitään aina tarkka kustannuspaikkatieto

6. Opetusvaraukseen on merkittävä sekä henkilömäärä että kurssikoodi.

7. Jos teet työjärjestysvarauksia, valitse aina käyttötyypiksi työjärjestys (vihreä). Valitse myös aina ryhmä ja opintojakso. Tällöin opiskelijat näkevät työjärjestykset omissa kalentereissaan:

Työjärjestysvaraus

8. Jos teet sisäisiä varauksia tai varauksia ulkopuolisille (violetti Yritykset), muista merkitä aina alustava henkilömäärä. Tieto on tarpeellinen esimerkiksi viikonloppuisin ravintolalle:

Sisäinen varaus

9.  Jos pidättekin tunnit muualla kuin muille kerroillle varatussa tilassa, valitse tilalajiksi Virtuaalitilat. Tällöin tila vapautuu muiden käyttöön, mutta opetuskerta näkyy kuitenkin opiskelijoiden lukujärjestyksessä. Jos et pysty itse muuttamaan varaustyyppiä, ota yhteys oman yksikkösi koulutussihteeriin tai aulapalveluihin. Jos tarvitset oman tietynnimisen virtuaalitilan vaikka tiettyä tutkinto-ohjelmaa varten, ota yhteys pääkäyttäjään Helpdesk-palvelupyynnöllä

Tunnit muualla10. Varauksia ei poisteta jälkikäteen.

11. Tiloja ei varata varmuuden vuoksi. Vaadi siis opetuksensuunnittelua, jolloin esimerkiksi tiedetään, milloin jakaannutaan isosta tilosta muutamiin pienempiin tiloihin tai milloin käytetään laboratorio- tai opetustiloja.

12. Muista varata tila käyttötarkoituksen mukaan

– Neuvottelutilat on tarkoitettu henkilökunnan neuvotteluja varten. Ne varataan Outlookista.

– Aikuisopetustilat on tarkoitettu YAMKeille, täydennyskoulutukseen ja monimuoto-opetuksen kontaktipäiville. Äärimmäisessä poikkeustapauksessa nuoriso-opetusta voi pitää aikuiskoulutustiloissa, jos mitään muuta ei ole vapaana.

13. Yleisopetus- ja it-tilat ovat Rajakadulla ja Lutakossa opiskeliojoiden käytössä silloin, kun niissä ei ole varauksia. Tilojen ovet voivat olla avoinna.

14. Opettajille voi antaa perustelluista syistä varaamis- ja perumisoikeudet tarvitsemiinsa tiloihin. Tällöin he ovat itse vastuussa näiden varausten oikeellisuudesta.

15. Lukujärjestysvaraukset ovat ensisijaisia. Vasta niiden jälkeen tulee palvelumyynti ja muut varaukset. Lue lisää varausjärjestyksestä