Työtilan hallinta

Kun klikkaat työtilasi nimeä vasemmassa reunassa ja klikkaat oikeasta yläreunasta Työtilan hallintatyökalut työtilanhallintatyökalut, pääset muokkaamaan ja hallinnoimaan työtilasi asetuksia. Ohjeet työtilan hallintaan.

Työtilan nimen muuttaminen ja käyttöaika

Voit muuttaa työtilasi nimeä Yleisasetuksista. Voit määrittää työtilasi käyttöajan eli sen aikavälin, jolloin opiskelijat pääsevät työtilaan. Voit esimerkiksi asettaa työtilan sulkeutumaan tiettynä päivänä, jonka jälkeen opiskelijat eivät enää näe työtilaa omassa Optima-näkymässään.

Jäsenet

Voit lisätä jäseniä, esimerkiksi kollegasi kohdasta Jäsenet. Valitse Lisää jäseniä hakukoneella, jolloin voit etsiä oikean henkilön esimerkiksi nimen perusteella. Samaa kautta voit myös poistaa itse lisäämäsi jäsenet. Voit vielä määritellä kollegasi profiiliksi Supervisor (Jäsenten profiilit), jolloin hän saa työtilaan samat oikeudet kuin sinulla on.

Opiskelijoiden poistaminen työtilasta

Jos olet nostanut työtilaan opiskelijat ryhmänä (opintojaksokoodi.periodikoodi), et saa poistettua ryhmään kuuluvia yksittäisiä opiskelijoita työtilasta. Poisto tehdään Asiossa joko poistamalla opiskelijan ilmoittautuminen ko. toteutukseen opintotoimiston toimesta tai:

laittamalla Asiossa opiskelijalle arvosanamerkinnäksi E.

Ryhmä päivittyy seuraavana yönä ja E-merkinnän saaneet opiskelijat poistuvat ryhmästä ja työtilastasi. HUOM! Näin saat poistettua opiskelijoita vain opintojaksototeutusryhmistä, aloitusryhmistä opiskelijoita et saa poistettua itse.

Opiskelijan näkymä testikäyttäjätunnuksella

Testikäyttäjätunnuksen avulla voit katsoa, miltä työtilasi näyttää opiskelijan näkökulmasta. Testikäyttäjä lisätään työtilan jäseneksi, jonka jälkeen oman näkymän voi vaihtaa opiskelijanäkymään suoraan Optiman sisällä “Vaihda näkymää” -kohdasta.

Ryhmät

Voit perustaa työtilasi sisälle työtilan jäsenistä koostuvia ryhmiä (Työtilatason ryhmät). Ryhmiä kannattaa tehdä, jos haluat rajoittaa tai säädellä, mitä kukin työtilassa näkee. Ryhmien luominen helpottaa käyttöoikeuksien määrittelyä eli voit määrittää esimerkiksi ryhmille omat kansiot tai omat keskustelualueet.

Aloitussivu

Työtilaan tulee aina määritellä joku aloitussivu, joka näkyy Optiman keskikehyksessä, kun työtila avataan. Aloitussivu voi olla staattinen (esim. tervetulotoivotus ja kuva) tai sinä voi tiedottaa tärkeistä ajankohtaisista asioista tai antaa toiminnallisia ohjeita. Aloitussivu tulee ensin tehdä esimerkiksi Kevyt web -editorilla ja tallentaa työtilaan. Muista hyödyntää valmiita mallipohjia!

Hyvän aloitussivun tuntomerkkejä:

  • Siisti ja selkeä ulkoasu
  • Hillitty taustaväri: vältä kirkkaita ja räikeitä värejä
  • Riittävä kontrasti taustan ja fontin välillä: ei esim. vaalean vihreää fonttia tummanvihreällä taustalla
  • Sisältö mahtuu yhden ruudun näkymään.

Järjestyksen vaihtaminen

Voit vaihtaa sekä työtilassa olevien kansioiden että objektien järjestystä.

Ilmoitus

Optimaan voi tehdä työtilakohtaisia ilmoituksia, jotka näkyvät työtilan jäsenille pääkehyksessä heidän kirjautuessaan ympäristöön (Uusi ilmoitus). Ilmoituksen voi kohdentaa joko kaikille työtilan käyttäjille tai vain työtilatason ryhmille. Ilmoitukselle voi määrittää myös ilmoituksen julkaisemis- ja vanhenemisajankohdat sekä kohderyhmät.

Ilmoitussivujen hallinta -kohdasta ilmoituksen sisältöä, kohderyhmää ja päivämääriä voi muuttaa tai poistaa koko ilmoituksena.

Tilasto

Tilastosta näet, miten aktiivisesti ja milloin työtilan jäsenet ovat työtilassasi toimineet. Tilastot päivittyvät kerran vuorokaudessa.

Työtilan arkistionti

Työtila ei näy opiskelijoille, kun työtilan nimen perässä näkyy punainen merkki . Työtilan aukioloaikaa voi muuttaa yleisasetuksista, jotka löytyvät klikkaamalla työtilan nimen kohdalta hammasratasta.

Kun työtila on vanhentunut etkä tarvitse sitä enää, voit arkistoida sen. Arkistointi tapahtuu niin ikään työtilan nimen kohdalta hammasratasta klikkaamalla ja valitsemalla yleisasetuksista työtilan tila-alavetovalikosta Arkistoitu. Tällöin työtila siirtyy Arkistoidut-kansioon työtilalistastasi. Arkistoiminen on viisasta, sillä opiskelijoiden työt säilyvät työtilassa, mutta työtila ei kuormita työtilalistaasi.

Huomioi, että arkistoidusta työtilasta ei voi tilata kopiota! Jos siis haluat kopion arkistoidusta työtilasta tai arkistoidun työtilan uudelleen käyttöön, vaihda sen tila edellä kerrottujen ohjeiden  mukaisesti takaisin vakiotyötilaksi.