Käyttöoikeuksien lisäämien/poistaminen asiakirjalta

1. Varaa asiakirjakortti Varaa-painikkeella

2. Siirry Käyttöoikeudet -välilehdelle

3. Klikkaa Käyttäjät -kentän vieressä olevaa Lisää käyttäjä -painiketta

 

Käyttöoikeus-välilehti

 

4.  Valitse käyttäjä/käyttäjäryhmä Käyttäjät -ikkunasta.Voit määritellä oikeudet kyseiseen asiakirjaan käyttäjäryhmille [hakasulkeissa] tai yksittäisille käyttäjille.

Voit valita käyttäjät suoraan tai käyttää hakuehtoja haluamasi käyttäjän etsimiseen. Voit valita myös useita käyttäjiä/käyttäjäryhmiä painamalla Ctrl -painiketta valintoja tehdessäsi. Huomaa, että silloin annat kaikille valituille saman käyttöoikeustason.

–     Valitse Hakuehto -valintalistasta se kenttä, jonka perusteella haluat hakea, esim. Sukunimi.

–     Täytä Hakuteksti -kenttään se tieto, jonka haluat löytyvän edellä valitusta kentästä, esim. Järvinen.

–     Klikkaa Hae -painiketta.

–     Voit myös vaihtaa hakutuloksen järjestystä valitsemalla Järjestys -valintalistasta jonkin toisen järjestysvaihtoehdon ja klikkaamalla Hae -painiketta uudelleen.

–     Voit myös etsiä käyttäjiä klikkaamalla kerran jonkun käyttäjän nimeä ja sen jälkeen painamalla näppäimistöltä sitä kirjainta, jolla etsimäsi nimi alkaa. Esim. valitse aakkosissa ensimmäinen käyttäjä ikkunasta ja paina sen jälkeen näppäimistöltä kirjainta p, niin pääset p-kirjaimella alkaviin nimiin.
Tyhjennä –painike tyhjentää kaikki hakuehtokentät.

–     Voit tarkastella käyttäjäryhmän kokoonpanoa valitsemalla ensin ryhmän ja sen jälkeen klikkaamalla Näytä ryhmän jäsenet -painiketta

– Valitse käyttäjille/ryhmille haluamasi oikeustaso Käyttöoikeustaso-valintalistasta ja klikkaa Valitse -painiketta. Katselija voi katsella asiakirjan metatietoja ja sen tiedostoa, Päivittäjä voi muokata asiakirjan tiedostoa, muttei sen metatietoja ja Omistaja voi muokata sekä asiakirjan tiedostoa että sen metatietoja.

Käyttöoikeusryhmät ja käyttäjät

 

4.   Lisäämäsi käyttäjät näkyvät Käyttäjät -kentässä seuraavasti

–     Voit poistaa käyttäjän käyttöoikeuden valitsemalla käyttäjän Käyttäjät -kentästä ja klikkaamalla Poista -painiketta. Voit valita useita painamalla Ctrl -painiketta valintoja tehdessäsi.

–     Kun haluat pienentää käyttäjän oikeuksia, sinun tulee ensin poistaa käyttäjä, ja sen jälkeen valita käyttäjä ja käyttöoikeustaso uudelleen.

Käyttöoikeuksien näkyminen asiakirjalla

 

 

 

Julkisen pääasiakirjan käyttöoikeudet eivät periydy  salassapidettävälle liiteasiakirjalle Kaikki-ryhmän osalta (katselija-oikeudet)

  • Asiakirjan henkilötiedot voidaan suojata alimmilta oikeuksilta (katselija)
  • Asiakirjan Perustiedot-välilehdelle on lisätty Lähetä käsittelyyn- painike, jolla voidaan siirtää omistaja-oikeudet asiakirjaan vastaanottajalle (omistaja-oikeus annetaan myös liitteille, mikäli niillä ei ole estetty oikeuksien siirtymistä prosessista)
  • Hyväksymispyyntö antaa lähettäjän oikeudet (maksimissaan Omistaja) vastaanottajalle pyyntöasiakirjan liitteisiin