7 Julkinen vai salassa pidettävä?

Asia tai asiakirja on julkinen, mikäli sitä ei ole laissa määrätty salassa pidettäväksi.

Asiakirja voi olla

  • Julkinen (asianhallinnassa luettavissa kaikilla, joilla on Twebiin oikeudet)
  • Salassa pidettävä (lain mukaan määritetty salassa pito perusteluineen). Pääasiakirja voi olla julkinen, mutta siihen liittyy salassa pidettäviä liitteitä. Liitteiden tekeminen on ohjeistettu ohjeen kohdassa 4.

Twebissä on määritetty asiat ja asiakirjatyypeittäin niiden julkisuusarvo perusteluineen. Kaikki julkiseksi määritellyt asiakirjat tulevat automaattisesti, valmiiksi merkitsemisen jälkeen Twebin käyttäjille luettavaksi. Twebin käyttäjiä ovat tällä hetkellä JAMKin henkilökunta.

Vastuu asian ja asiakirjan julkisuusarvon määrittämisestä on asiakirjan laatijalla. Asian/ asiakirjan julkisuusarvoa voidaan muuttaa asian-/asiakirjakortin Käyttöoikeudet -välilehdeltä.

Käyttöoikeudet voivat tulla suoraan tiedonohjausjärjestelmästä ja/tai omistaja voi lisätä käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet suositellaan annettavaksi ryhmälle tai ryhmälle ja henkilölle. Vain henkilölle annettuja oikeuksia tulee välttää. Yksi henkilö voi kuulua useaan käyttäjäryhmään. Käyttäjäryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisten asiakirjojen käyttöoikeuksien jaossa.

Käyttöoikeustasojen oikeudet

 

Käyttöoikeustasojen oikeudet

 

Julkisen asiakirjan voi muuttaa perustellusti salassa pidettäväksi, mutta salassa pidettäväksi määritettyä asiakirjaa ei suositella muutettavaksi julkiseksi. Salassa pidon perusteista lisää mm.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Ammattikorkeakoululaki

Asetus ammattikorkeakouluista

Henkilötietolaki

Hallintolaki

Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista

Laki sähköisestä asioinnista