Hakujen ylläpito

Kun teet uutta tai muutat jo olemassa olevaa hakua, siirry Asiakirjan haku -kohdan kautta Hakujen ylläpito -välilehelle.

Jos muutat vanhaa hakua, valitse pudotusvalikosta haluamasi haku ja paina Muuta -painiketta.

Jos olet laatimassa uutta hakua, paina Luo uusi -haku.

 

Haun nimeäminen

Nimeä hakusi yksinkertaisesti ja selkeästi. Myös vuosimääreen käyttö on suositeltavaa. Jos hakusi on kohdennettu tietylle tukipalvelulle tai yksikölle, on se hyvä mainita otsikon lopussa. Esimerkiksi Johtoryhmän muistiot ja esityslistat 2014 (HYVI) tai KV-palveluiden hakuohjeet 2011 (Hallinto)

Tallennetut haut näkyvät käyttöoikeuksien mukaan nyt myös ELMO-työpöydän Asianhallinnan valmishaut-vimpaimella.

Anna haulle haluamasi otsikko ja paina Tallenna –painiketta:

Määritä haulle käyttöoikeudet

  • Jos haluat haun näkyvän vain itsellesi, oikeuksia ei tarvitse muuttaa.
  • Voit määrittää näkyvyyden haluamillesi henkilöille tai ryhmille.
  • Jos haluat haun näkyvän intrassa, lisää katselijanoikeudet INTRA –ryhmälle (ja haluamallesi joukolle)
  • Jos haku halutaan näkyvän kaikille JAMKilaisille, lisää katselijanoikeudet ryhmälle KAIKKI.

Huom! Käyttöoikeudet määrittävät siis haun näkyvyyden, ne eivät periydy itse asiakirjalle.

Valitse käyttöoikedet valikosta:

Kirjoita haluamasi käyttöoikeus Hakuteksti –kenttään ja paina Hae -painiketta tai skrollaa valikosta haluamasi ryhmä tai henkilö.

Valitse haluamasi henkilö tai ryhmä vasemmalla hiiren painalluksella siniseksi, jotta valinta vahvistuu ja paina Valitse –painiketta.

Määritä haulle haluamasi hakuehdot

Hakuehtoja voi olla monia, mutta kaikkien antamiesi määritteiden on toteuduttava, jotta haku toteutuu.

Esimerkiksi laaditaan haku, joka kohdistuu asiakirjan Kuvauskentään määritettyyn tietoon:

Muista tallentaa laatimasi haku Tallenna -painikkeesta!

Intrajulkaisua varten tarvittava URL-osoite löytyy haun ylläpitolomalleelta.

Kaikki määrittämäsi hakuehdot näkyät Hakuehdot -kentässä. Voit poistaa ehtoja tai yhdistää niitä.

Haun muuttaminen

Hakua voi muuttaa Hakujen ylläpito –välilehdeltä:
  • Valitse muutettava halu pudotusvalikosta;
  • Paina Muuta-painiketta;
  • Saat esiin saman lomakkeen, kuin uutta hakua tehdessäsi;
  • Tee tarvittavat muutokset;
  • Tallenna haku.