Jakelulistat

Valmiit jakelulistat helpottavat asiakirjan jakelua. Usein toistuvat jakelut esim. muistioiden osalta on vaivatonta jakaa jakelulistan avulla. Jakelulistaan voidaan määrittää sekä ryhmiä että henkilöitä.

Jakelulistan luominen

Hallinta… – valikon kautta pääset Osoitteet– valikkoon, josta pääset jakelulistojen ylläpitoon. Valitse Osoitteet-valikosta Jakelulistat ja paina Luo jakelulista –painiketta.

Valikko

 

 

 

 

 

 

Näkymä avautuu ikkunaan, jossa sinun tulee nimetä jakelulista. Jakelulistan nimi on pakollinen. Kuvauskenttään voit kertoa, mitä varten ja ketä (yleisellä tasolla) jakeluun kuuluu. Tallenna ja jatka.

Määritä ryhmät ja/tai henkilöt, joille toistuva jakelu suoritetaan. Lisää jakelulistaan jäseniä napsauttamalla lisää Sisäiset tai Ulkoiset (sähköposti) -kenttien vieressä. Voit määrittää, kenelle jakelulista näkyy ja ketkä sitä voivat käyttää. lisää Käyttäjät-kentässä. Tämä käyttöoikeus koskettaa vain jakelulistaa, se ei vaikuta asiakirjan käyttöoikeuksiin. Tallenna ja jatka.

Jakelulistalle määritetyt käyttäjät ja jakelun kohteet.

Voit käyttäjiä, jakelulistan ryhmiä/ henkilöitä valitsemalla ryhmän/ käyttäjän ja painamalla Poista- painiketta. Voit passivoida jakelulistan Passivoi-painikkeella, jolloin jakelulista ei poistu järjestelmästä, mutta sitä ei voi enää valita toimeksiannoissa. Jakelulistan voi ottaa uudelleen käyttöön Aktivoi-painikkeella.

Jakelulistan käyttö

Kun luot toimeksiantoa, valmis jakelulista löytyy painikkeesta Lisää jakelu.

Jakelulistan käyttö, lisää jakelu

Valitse haluamasi jakelulista ja paina Valitse– painiketta.

Jakelulistan valitseminen

 

Näkymä palautuu toimeksiannolle, jossa voit vielä poistaa tai lisätä henkilöitä/ ryhmiä. Tämän jälkeen voit lähettää asiakirjan normaaliin tapaan Lähetä –painikkeesta.

Toimeksiannon näkymä