Otsikko – asiakirjan nimike

Asiakirjat nimetään yhdenmukaisesti, ennalta sovittujen käytänteiden mukaisesti. Näin asiakirjoihin ja myös asioihin kohdistuvat haut ja tiedon löytyminen helpottuu. Asiakirjan nimeke on yhtä kuin asiakirjalle annettava otsikko. Siksi sitä ei voi nimetä esimerkiksi ns. tiedoston nimeämistyyliin.

Asiakirjan otsikko on lyhyt ja informatiivinen. Otsikon loppuun merkitään aina sulkuihin organisaatiotunnus, yksikköä tai tukipalvelua yksilöivä tunnus. Asiakirja- ja asianhallinnassa käytetään seuraavia tunnuksia:

  • (JAMK)
  • (JAMK/AOKK)
  • (JAMK/HYVI)
  • (JAMK/LIKE) (ei käytetä JAMK/LIPA)
  • (JAMK/TEKNOLOGIA)
  • (JAMK/Hallinto)
  • (JAMK/ICT-palvelut) (ei käytetä JAMK/Tietohallinto)
  • (JAMK/Kirjasto)

Pääasiakirjan nimeämisessä voidaan esimerkiksi tuodaan esiin asiakirjan tyyppi ja  mahdollinen asikirjaan kohdistuva juokseva numerointi. Päivämäärää ei nimikkeessä  tarvitse enää mainita.

Liiteasiakirjat nimetään kuten pääasiakirjat ja asiakirjan nimekkeeseen voi lisätä Liite-merkinnän. Asiakirjan Kuvaus- kenttään kirjoitetaan, mihin asiakirja liittyy (kokous ja päiväys). Jos asiakirjan liite liittyy esimerkiksi henkilöstökokoukseen, on nimessä hyvä mainita ko kokous. Näin saadaan kaikki pääasiakirjaan liittyvät liitteet näkymään myös ELMO-työpöydän Asianhallinnan valmishaku-vimpaimessa.

Esimerkkejä asiakirjojen nimeämisistä

  • Hassun hankinnan avauskokouksen pöytäkirja 1/2015 (JAMK)
  • Sopimus polkupyörien hankinnasta – Polkupyöräkauppa Oy (JAMK/ICT-palvelut)
  • Liite 1 Budjettiesitys (JAMK)
  • Budjettiesitys (JAMK/LIKE)
  • HYVIfoorumi muistio 3/2015 (JAMK/HYVI)
    • Tuloskatsaus  – HYVIfoorumi (JAMK/HYVI)