Asiakirjan tallentaminen sähköpostista

Outlook -sähköpostista on mahdollista tehdä suoraan tallennuksia Twebiin. Tweb-järjestelmään tallennukseen liittyvät toiminnot on sijoitettu Apuohjelmat-välilehdelle.


Jos sähköpostissasi ei ole Apuohjelmat -välilehteä, tulee sinun asentaa Twebin Office-kilke työpöytäsi Software Centerin kautta (Tweb -Apila).

Huom! Tämäkin toiminto on käytettävissä vain JAMKin sisäverkossa tai työmatkalla remote-etäyhteyden kautta.

 

 

Asiakirjan tallentaminen

  • Avaa Outlook -sähköpostisi ja valitse sähköpostiviesti, jonka haluat liittää asiakirjana asiakirjahallintaan (Tweb).
  • Napsauta Apuohjelmat-välilehdeltä  Tallenna asiakirjapainiketta. Apuohjelma saattaa ensimmäisellä kerralla pyytää sinua kirjautumaan JAMKin verkkotunnuksilla.

 

 

 

 

 

Tallenna sähköpostiviesti ja/tai liitteet asiakirjana:

Muuta asiakirjan otsikot Nimike -kohtaan. Oletuksena sovellus ehdottaa sähköpostiviestistä tehtävään aiakirjaan sähköpostin aihetta ja liitetiedostosta luotavalle asiakirjalle nimeksi liitetiedoston nimeä. Katso lisää asiakirjan JAMKin asiakirjan nimeämiskäytänteistä täältä.

Valitse Asiakirjatyyppi niille asiakirjoille, jotka haluat viedä Twebiin. Asiakirjaa, jolle ei ole asiakirjatyyppiä valittu, ei talenneta Twebiin. Asiakirjatyyppi valitaan tehtäväluokituksen mukaan. Lisää tehtäväluokituksesta ja sen valinnasta löydät täältä.

  • Tallenna asiakirjat yksittäisinä – toiminnolla kukin asiakirja tallennetaan omana asiakirjanaan
  • Tallenna asiakirjat nippuna – toiminnolla asiakirjat viedään kaikki omina asiakirjoinaan Tweiin, mutta ne sidotaan automaattisesti toisiinsa pääasiakirjaksi ja siihen liittyviksi liitteiksi asialle.

Järjestemä antaa sinulle ilmoituksen, kun asiakirjat on tallennettu Twebiin. Asiakirjat talentuvat asiakirjahallintoon Luonnos-tilassa ja voit jatkaa niiden käsittelyä Twebissä. Muistathan käydä merkitsemässä asiakirjat valmiiksi, mikäli niiden käsittelyä ei  enää jatketa. Asiakirjan valmiiksi merkitsemisestä löydät lisätietoa täältä.