Asian avaus

Asian avauksen voi tehdä suoraan asianhallintajärjestelmässä henkilö, jolle on annettu kirjaajan oikeudet.

Kun haluat luoda uuden asian, valitse sivuvalikosta Luo asia.

 

 

 

 

Anna asialle otsikko Nimeke –kohtaan. Asian nimikkeen tulee olla selkeä, kuvaava ja lyhyt. Asian nimen tulee olla sellainen, että se kuvastaa koko prosessia, ei yksittäistä asiakirjaa. Toistuvista kokouksista tai palavereista ei avata asiaa. Jokaisen asian loppuun merkitään, kuten asiakirjan nimeämisessäkin (JAMK), jos asia koskee koko organisaatiota. Ja (JAMK/Yksikkö), jos asia koskee yksikköä tai kirjastoa, tietohallintoa tai hallintoa.

Esimerkiksi

Hassujen hattujen hankinta (JAMK/Tietohallinto) tai

Lausuntopyyntö avantouinnin opetusohjelman muuttamisesta (JAMK).

Asia sidotaan tiedonohjaukseen valitsemalla valintalistasta tai puurakenteesta Asiaryhmä

Otsikko ja asiaryhmä

 

 

 

 

 

 

Tämän jälkeen paina Tallenna ja jatka-painiketta tai Avaa ja kirjaa asia-painiketta, jos sinulla on kirjaajan oikeudet.

Ohjelma antaa automaattisesti asialle numeron, joka koostuu seuraavasti: juokseva numero/ tehtäväluokan numero/ vuosi. Asianumero periytyy kaikkiin Twebissä laatimiisi, asialle liittämiisi asiakirjoihin. Voit myös pyytää ulkopuolisia organisaatioita maintsemaan ko asianumeron vastatessaan JAMKin asiakirjoihin.

Jo sinulla on kirjaajan oikeudet, paina Avaa ja kirjaa asia -painiketta. Jos sinulla ei kysieisä oikeuksia ole, lähetä asia kirjattavaksi Vireillesaattamispyyntö –painikkeella, jolloin asia muuttuu julkiseksi ja sen etenemistä voidaan seurata.

Kun asia on avattu ja kirjattu, voit tehdä aialle toimenpiteitä ja liittää siihen asiakirjoja. Asiakirjojen laatiminen ohjeistetaan tämän ohjeen kohdassa 3.