Asiakirjan liittäminen asialle sähköpostista

Outlook -sähköpostista on mahdollista tehdä suoraan tallennuksia Twebiin. Tweb-järjestelmään tallennukseen liittyvät toiminnot on sijoitettu Apuohjelmat-välilehdelle.

 

Jos sähköpostissasi ei ole Apuohjelmat -välilehteä, tulee sinun asentaa Twebin Office-kilke työpöytäsi Software Centerin kautta (Tweb -Apila).

Huom! Tämäkin toiminto on käytettävissä vain JAMKin sisäverkossa tai työmatkalla remote-etäyhteyden kautta.

 

 

 

Asiakirjan liittäminen asiaan

  • Avaa Outlook -sähköpostisi ja valitse sähköpostiviesti, josta haluat liittää asiakirjoja jo asianhallintaan (Tweb) avattuun asiaan.
  • Napsauta Apuohjelmat-välilehdeltä  Liitä asiaanpainiketta. Apuohjelma saattaa ensimmäisellä kerralla pyytää sinua kirjautumaan JAMKin verkkotunnuksilla.

Hae asia Twebistä antamalla haluamasi hakuehdot ja napsauttamalla Hae-painiketta. Voit hakea asiaa

  • otsikon eli nimikkeen perusteella,
  • asiaryhmän mukaan
  • asian avausajan mukaan
  • toimeksiantajan mukaan
  • tai näden yhdistelmällä

Tarkasta hakutuloksesta asianumero, jotta tallennat asiakirjat oikealle asialle. Valitse asia ja paina Liitä asiaan -painiketta.

Tallenna asiakirjat asialle:

  • Tallenna asiakirjat yksittäisinä – toiminnolla kukin asiakirja viedään asialle omana asiakirjanaan
  • Tallenna asiakirjat nippuna – toiminnolla asiakirjat viedään kaikki omina asiakirjoinaan Tweiin, mutta ne sidotaan automaattisesti toisiinsa pääasiakirjaksi ja siihen liittyviksi liitteiksi asialle.

Valitse Asiakirjatyyppi niille asiakirjoille, jotka haluat viedä Twebiin. Asiakirjaa, jolle ei ole asiakirjatyyppiä valittu, ei talenneta Twebiin.

Nimeä asiakirja Nimike -kohtaan. Oletuksena sovellus ehdottaa sähköpostiviestistä tehtävään aiakirjaan sähköpostin aihetta ja liitetiedostosta luotavalle asiakirjalle nimeksi liitetiedoston nimeä. Katso lisää asiakirjan JAMKin asiakirjan nimeämiskäytänteistä täältä.


 

 

 

 

 

 

Asian käsittelyä voit jatkaa Twebissä.