2 Asianhallinta

Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjamuodossa olevien tietojen  hallintaa.

Asiakirjalliset tiedot ovat osa organisaation pääomaa, jolloin niiden laatuvaatimukset on turvattava, käsittelykäytännöt suunniteltava huolellisesti ja suojaaminen varmistettava. Asiakirjallisten tietojen laatuun liittyviä vaatimuksia ovat alkuperäisyyden, eheyden, luotettavuuden ja käytettävyyden takaaminen.

Mikäli saapuva tai lähtevä asiakirja aiheuttaa toimenpiteitä, avataan siitä asia asianhallintajärjestelmään. Asialle kootaan kaikki siihen liittyvät toimenpiteet ja asiakirjalliset tiedot.

Asianhallintajärjestelmän diaari on julkinen asiakirja, johon kaikilla on oikeus tulla tutustumaan. Kaikilla JAMKin henkilöstöllä automaattisesti lukuoikeus järjestelmään. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellytetään, että viranomaisten tulee “pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä”. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjojen rekisteröintiä esimerkiksi asianhallintajärjestelmän kaltaiseen rekisteriin ja muuta järkevää asiakirjojen arkistointitapaa sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia

Kirjaamisella tarkoitetaan tässä JAMKin käsittelemiin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröimistä asianhallintajärjestelmään. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Asianhallintajärjestelmä on asiakirjoista tiedonhaun ja asioiden käsittelyn seurannan väline.

Tweb on JAMKin selainkäyttöinen asiakirjan -ja asianhallinnan väline, jossa voidaan käsitellä sekä JAMKissa laadittuja että muualta saapuneita asiakirjallisia tietoja. Se mitä tietoja Twebissä käsitellään, määräytyy tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaan. TOSsin rakenne näkyy Twebissä mm. asiakirjan tyyppiä valittaessa.