Käytetyt termit

Asia on jokin JAMKissa käsiteltävä oleva asiakokonaisuus (esimerkiksi hankinta, auditointi, rekrytointi, lausuntopyyntö, muutoksenhaku jne.).

Asianhallinnan avulla laaditaan ja käsitellään asiakokonaisuuteen liittyviä asiakirjoja ja toimenpiteitä (esimerkiksi lausunnot ja päätökset). Sovelluksen käyttäjät voivat katsella ja muokata asioita ja toimenpiteitä käyttöoikeuksiensa mukaan.

Asiakirjatyyppi on esimerkiksi pöytäkirja, sopimus tai raportti. Tossissa luokitellaan myös sellaista tietoa, mitä ei käsitellä asiakirjahallintajärjestelmässä vaan jossa muussa tietojärjestelmässä tai vain paperimuodossa.

Asiakirjallista tieto esiintyy niin sähköpostissa, paperilla kuin kuvana, tietojärjestelmistä puhumattakaan.  Asiakirjallinen tieto on ns. virallista tietoa ja syntyy työtehtävien tuloksena. Asian käsittelyyn liitettynä asiakirjallisen tiedon tulee pysyä muuttumattomana. Asiakirja on asiakirjallisen tiedon ilmentymä, jossa asiakirjallinen tieto on koottu dokumentin kaltaiseksi esitykseksi. Asiakirja voi olla organisaation itsensä tuottama, generoima, saama tai kopioima. Asiakirja ei aina ole paperimuodossa, myös sähköposti viesti voi olla asiakirja.

Käyttäjät saavat asialle ja asiakirjalle erilaisia rooleja sen mukaan, miten he työstävät syntyvää asiakirjaa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Asiakirja voi olla Julkinen, jolloin se on luettavissa kaikilla, joilla on Twebiin oikeudet. Sisäinen asiakirja on käytettävissä rganisaation sisällä vain käyttöoikeuksin määritetyillä henkilöillä. Salassa pidettävä asiakirja on lain mukaan määritetty salassa pidettäväksi.

Käyttäjä/Käyttäjäryhmät: Sovellukseen tallennettu käyttäjätieto sisältää mm. käyttäjätunnuksen, käyttäjän nimen ja salasanan. Käyttäjäryhmällä tarkoitetaan käyttäjistä muodostettua ryhmää. Yksi henkilö voi kuulua useaan käyttäjäryhmään. Käyttäjäryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisten asiakirjojen käyttöoikeuksien jaossa.

Metatieto: Metatieto on tietoa tiedosta. Ne ovat kuvaavaa ja määrittävää tietoa asiakirjasta. Esimerkiksi säilytysaika, julkisuus, laatija ja laatimisaika ovat asiakirjan metatietoja.

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS): Näkyy Twebissä asiakirjatyypissä ja tätä kautta asiakirjan metatiedoissa. TOS kattaa kaikki JAMKin prosessit ja niihin liittyvät asiakirjat. Se sisältää asiakirjallisen metatiedon eli ohjaustiedon, joilla määritetään mm. asiakirjallisen tiedon julkisuusarvo, säilytysaika, suojeluluokka jne. Tossin yhteydessä puhutaan usein tehtäväluokista ja asiakirjatyypeistä. Säännöstöä ylläpidetään Arkistonhallintasovelluksella (Arkki), josta sitä hyödynnetään luotaessa asioita ja asiakirjoja Tweb -järjestelmässä.

 

Toimeksiannot: Toimeksianto liittyy asiakirjan käsittelyyn ja on valmistelun tehtäväksianto, joka menee henkilön työjonoon. Twebissä toimeksiantoja käsitellään Saapuneet, Luonnokset ja Lähteneet -näkymissä. Voidaan luoda esimerkiksi suoraan asiakirjalta. Toimeksiannolla voidaan lähettää asiakirjoja käsiteltäviksi tai tiedoksi. Toimeksiannot näkyvät lähettäjän ja vastaanottajan toimeksiannoissa.  Asiakirja voidaan lähettää vastaanottajalle:

Tiedoksi: Asiakirja tulee vastaanottajalle vain luettavaksi, ei aiheuta toimenpiteitä.

Toimeksi: Asiakirjan lähettäjä antaa vastaanottajalle tehtäväksi toimeksiannolla. Edellyttää siis jotain toimenpiteitä.

Hyväksyttäväksi: Esimerkiksi muistio voidaan hyväksyä.

Allekirjoitettavaksi: Asiakirja, joka sisältää päätöksiä tai lähetetään JAMKin ulkopuolelle, allekirjoitetaan. Jos asiakirja lähetetään JAMKin ulkopuolelle, asia toimitetaan paperisena ja manuaalisesti allekirjoitettuna. Allekirjoittaminen vaatii aina omistajanoikeuksia.

Varaa: Kun muokkaat asiakirjaa, asiakirja pitää varata Perustiedot– välilehdeltä Varaa-painikkeella, kun muokkaat asiakirjakortin tietoja (muista tallentaa) tai kun muokkaat tiedostoa (asiakirjaa). Tai kun hyväksyt omalta osaltasi asiakirjan tai merkitset sen valmiiksi. Vapauta asiakirja Perustiedot– välilehdeltä Vapauta-painikkeella, kun teet toimeksiantoa muille, olet merkinnyt asiakirjan valmiiksi tai et enää itse muokkaa asiakirjaa. Asiakirjan on oltava ”vapautettu”, jotta muut esimerkiksi voivat lukea tai tehdä muutoksia.