1 Valikot ja termit

Toimeksiannot – valikko on eräänlainen Twebin sähköposti, jossa näkyvät kaikki sinulle saapuneet ja lähettämäsi toimeksiannot.

Toimeksiannolla voidaan lähettää asiakirjoja ja asioita käsiteltäviksi (toimeksi, hyväksymispyyntö, allekirjoituspyyntö) tai tiedoksi. Toimeksianto voidaan luoda asiakirjalta, toimeksiannolta tai valikkoikkunan  Luo toimeksianto –toiminnolla

Jos poistat valikosta toimeksiannon, se ei poista järjestelmästä siihen liitettyä asiakirjaa.

Saapuneet -valikko sisältää sinulle saapuneet toimeksiannot. Sähköposti-ilmoituksena saamasi toimeksianto löytyy tästä valikosta.

Luonnokset -valikko sisältää luettelon käyttäjän lähettämättömistä, keskeneräisistä toimeksiannoista.Voit tarkastella keskeneräistä toimeksiantoa, täydentää tietoja, liittää siihen asiakirjoja sekä lähettää sen vastaanottajille.

Lähetetyt -valikko on luettelo käyttäjän lähettämistä toimeksiannoista.Voit tarkastella lähetettyä toimeksiantoa, siihen liitettyjä asiakirjoja ja vastaanottajatietoja.Voit lähettää jo lähetetyn toimeksiannon uudelleen.

Luo toimeksianto -valikon toiminto mahdollistaa uuden toimeksiannon luomisen, asiakirjojen lisäämisen toimeksiannolle sekä toimeksiannon lähettämisen toisille. Toimeksiantoon on mahdollista liittää määräaika ja vastauspyyntö. Toimeksiannon voi myös tehdä suoraan asiakirjalta.

Asia on jokin JAMKissa käsiteltävä oleva asiakokonaisuus (esimerkiksi hankinta, auditointi, rekrytointi, lausuntopyyntö, muutoksenhaku jne.).

Asianhallinnan avulla laaditaan ja käsitellään asiakokonaisuuteen liittyviä asiakirjoja ja toimenpiteitä (esimerkiksi lausunnot ja päätökset). Sovelluksen käyttäjät voivat katsella ja muokata asioita ja toimenpiteitä käyttöoikeuksiensa mukaan.

Asian haku– toiminnolla saat nähtäväksesi asiakirjan haun tapaan avattuja asioita.

Omat asiat – kohdassa voit seurata avaamiasi, vireillä olevia asioita. Päätetyt asiat poistuvat tästä kaniosta.

Luo asia –toiminnolla voit avata uuden asian ja liittää sihen jo luotuja asiakirjoja tai tehdä asialle suoraan asiakirjoja.

 

Asiakirjan haku: Asiakirjoja voidaan hakea mm.

  • asiakirjan nimekkeen (otsikon)
  • laatijan
  • laatimisajan sekä
  • oasiakirjatiedoston sisällön avulla.

Huomaa, että sisältöhaku ei kohdennu kuvatiedostoihin (mm. skannatut kuvat).

Omat asiakirjat -valikosta  löydät kaikki laatimasi asiakirjat (luonnokset, hyväksytyt ja allekirjoitetut), joita ei ole vielä merkitty valmiiksi.Valmiit asiakirjat eli sellaiset, joissa tiedosto on jo lukittu, siirtyvät automaattisesti tästä kansiosta pois. Ne löytyvät muilla hakutoiminnoilla.

Asiakirjoja voidaan kansioida. Omat asiakirjat ovat henkilökohtaisia ja niihin voidaan antaa oikeuksia muille käyttäjille. Yhteisten asiakirjojen näkyvyyttä säädellään kansiokohtaisin käyttöoikeuksin. Huom! Kansioita on ylläpidettävä eli niiden sisältö ei päivity automaattisesti. Suositellaan tallennetun haun käyttämistä.

Voit tuoda sähköpostiisi saapuneen liiteasiakirjan suoraan Twebiin. Tweb poimii asiakirjakortille sähköpostin lähetystiedot ja viestin. Yksinkertaisempaa on kuitenkin tulostaa saapunut sähköposti PDF-muotoon ja tuoda asiakirja asikirjakortille Hae asiakirja levyltä-toiminnolla.

Luo asiakirja-valikosta voit ryhtyä tekemään uutta asiakirjaa.

Asiakirjan luonnin yhteydessä täydennetään asiakirjan metatiedot. Ensin luodaan asiakirjakortti, ns. metatietokortti. Sinun tulee vain valita tehtäväluokitus ja siihen liittyvä asiakirjatyypin  ja kirjoitat otsikon.

Valitessasi tehtäväluokituksen ja asiakirjatyypin, sidot asiakirjasi tiedonohjaussuunnitelman (TOS) kautta asiakirjahallinnon piiriin.

Asiakirjakortille laadittavan asiakirjan voit tehdä valmiille asiakirjapohjille tai tuoda ulkoiselta tallevälineeltä. Oikeudet asiakirjoille täydentyvät  joko taustajärjestelmästä tai voit määrittää ne itse. Asiakirjakortille luotava tiedosto voi olla mm. Word-, Excel-, PowerPoint, Visio- PDF -tiedosto tai skannattu asiakirja, kuva.