Apuviivoja

Apuviivoja käytettävyyden lisäämiseksi verkkoympäristöissä

Pikatoiminnot ja säännöt

Pikatoiminnot

Outlookista löytyy valmiiksi asetettuna kuusi pikatoimintoa, mutta niitä voi luoda lisää itse. Pikatoimintoihin saa talletettua useita eri toimenpiteitä saman toiminnon alle, ja näin saadaan tehtyä hyvinkin monimutkaisia yhdistelmiä eri käyttötarkoituksiin. Pikatoimintovalikko löytyy Aloitus-välilehden yläpalkista, jossa ovat sekä valmiit, että itse tallennetut toiminnot.

Pikatoiminnot tekevät toimintoon valitut toimenpiteet valittuun viestiin toimintopainiketta klikattaessa. Jos käyttäjä joutuu käsittelemään paljon samankaltaisia viestejä, jotka on tarve lajitella tiettyyn kansioon, voidaan toimenpiteitä yhdistämällä luoda pikatoiminto, joka esim. siirtää viestin oikeaan kansioon, lähettää viestiin ennalta kirjoitetun vastauksen, ja lajittelee viestin prioriteetin ja/tai kiireellisyyden halutulla tavalla.

Pikatoimintoihin on mahdollista tallentaa samat toimenpiteet, mitä Outlook tarjoaa käyttäjälle viestien käsittelyyn yksittäinkin.

Säännöt

Säännöt poikkeavat pikatoiminnoista siinä, että ne ovat automaattisia. Sääntöjä voidaan käyttää esim. sähköpostien siirtämiseksi tiettyihin kansioihin, sekä ilmoitusten tai äänimerkin esittämisessä sähköpostiviestin saapuessa. Sääntöjä luodessa aukeavassa lomakkeessa on vain muutama vaihtoehto säännön määrittelyyn, mutta Lisäasetukset –painikkeesta aukeaa laaja lista ehdoista ja toiminnoista.

Sääntöjen ja pikatoimintojen hyöty korostuu varsinkin silloin, kun käyttäjän sähköpostiliikenteessä on paljon samanlaisia tai samalta lähettäjältä tulevia viestejä. Myös muuten vilkas sähköpostiliikenne jäsentyy helpommin, jos jotkin toiminnot ja lajittelut järjestyvät automaattisesti tai vähemmillä klikkauksilla.